WareHub

Kelola sparepart gudang dengan cepat, rapi, dan terlacak.

WareHub adalah aplikasi web responsif untuk Android yang membantu pabrik mengelola pergudangan sparepart secara terpusat. Sistem ini mendukung master data, transaksi barang masuk dan keluar, stock opname, barcode scanning, dan laporan mutasi agar stok selalu akurat dan pencarian barang lebih cepat.

Business Goals

  • Mengurangi selisih stok gudang hingga 80% dalam 3 bulan setelah go-live.
  • Mempercepat proses pencatatan good receipt dan good issue minimal 50% dibanding input manual di spreadsheet.
  • Mencapai adopsi aktif oleh 90% operator gudang dan supervisor dalam 6 minggu.
  • Menurunkan waktu pencarian sparepart di gudang hingga 40% melalui barcode dan lokasi otomatis.
  • Menyediakan laporan mutasi dan stock opname siap ekspor dalam waktu kurang dari 10 detik untuk data bulanan.

User Goals

  • Operator bisa input barang masuk dan keluar dengan cepat menggunakan pencarian manual atau scanner barcode.
  • Admin bisa mengelola user, role, dan password tanpa bantuan developer.
  • Tim gudang bisa impor master data dari CSV atau XLSX dengan format yang konsisten.
  • Supervisor bisa melihat stok terkini, riwayat transaksi, dan hasil stock opname dengan mudah.
  • Pengguna bisa mencetak barcode dan laporan Excel tanpa proses tambahan yang rumit.

Non-Goals

  • Bukan sistem ERP penuh untuk pembelian, akuntansi, atau produksi.
  • Bukan aplikasi mobile native terpisah; fokus pada web app responsif yang nyaman dipakai di Android.
  • Bukan sistem inventory multi-warehouse lintas perusahaan yang kompleks.
  • Bukan alat OCR dokumen atau invoice automation.

Operator Gudang Rina, 29 - Rina mencatat barang masuk dan keluar setiap hari dari area gudang pabrik. Ia butuh proses yang cepat, minim salah input, dan bisa dipakai lewat Android serta scanner barcode.

Operator Gudang Rina, 29

  • As a operator gudang, I want to input good receipt dengan nomor transaksi manual dan beberapa item sekaligus, so that saya tidak perlu membuat transaksi terpisah untuk satu pengiriman.
  • As a operator gudang, I want to scan barcode untuk mencari sparepart, so that saya bisa menemukan item lebih cepat saat penerimaan atau pengeluaran.
  • As a operator gudang, I want to menambahkan item ke nomor GI atau stock opname yang sudah ada, so that satu transaksi bisa memuat banyak barang tanpa duplikasi transaksi.

Supervisor Gudang Andi, 41 - Andi memantau akurasi stok, memeriksa mutasi, dan memastikan stock opname sesuai kondisi fisik. Ia membutuhkan data yang bisa dipercaya dan mudah diekspor.

Supervisor Gudang Andi, 41

  • As a supervisor, I want to melihat stok/saldo dan riwayat mutasi, so that saya bisa mendeteksi selisih lebih cepat.
  • As a supervisor, I want to export report ke Excel, so that saya bisa membagikannya ke manajemen dan audit.
  • As a supervisor, I want to memeriksa hasil stock opname dengan keterangan sesuai atau selisih, so that tindak lanjut GR atau GI bisa dilakukan dengan jelas.

Admin Sistem Dita, 34 - Dita mengelola akses user, master data, dan pengaturan dasar aplikasi. Ia perlu kontrol penuh tanpa harus mengutak-atik backend.

Admin Sistem Dita, 34

  • As a admin, I want to menambah, menghapus, dan mengubah role user, so that akses tiap staf sesuai tugasnya.
  • As a admin, I want to import master data dari CSV atau XLSX dan menghapus semua data jika perlu, so that setup awal dan reset data lebih mudah.
  • As a admin, I want to mengelola password user, so that akun tetap aman dan bisa direset saat dibutuhkan.

User and Access Management · High priority

  • Sistem harus menyediakan manajemen user berbasis role untuk membatasi fitur sesuai tugas pengguna.
  • Admin dapat menambah, mengubah, menonaktifkan, dan menghapus user.
  • Admin dapat mengubah password user dan me-reset akses secara manual.
  • Role minimum mencakup Admin, Supervisor, Operator, dan Viewer.
  • Akses menu dan aksi tombol harus mengikuti role secara konsisten.
  • Audit log menyimpan siapa yang membuat, mengubah, atau menghapus user.

Master Data and Import · High priority

  • Sistem harus menerima master data sparepart dari CSV atau XLSX dan menyimpan data secara rapi untuk pencarian transaksi.
  • File import harus membaca header Kode, Nama, Uom, Gudang, Lot, Bin, Saldo.
  • Sistem harus menolak file dengan header tidak valid dan menampilkan alasan error per baris.
  • Jika item kembar persis sama, sistem tidak menumpuk data; baris disimpan terpisah dengan saldo masing-masing.
  • Tersedia tombol hapus semua data master dengan konfirmasi ganda.
  • Master data menjadi sumber otomatis untuk lokasi, rak, dan saldo sistem pada modul transaksi.

Good Receipt · High priority

  • Modul barang masuk harus mendukung satu nomor transaksi manual yang dapat berisi banyak item dalam sekali input.
  • Nomor transaksi diisi manual oleh operator dan harus unik.
  • Satu transaksi good receipt dapat berisi lebih dari satu sparepart.
  • Nama barang dapat dicari manual atau melalui scanner barcode.
  • Lokasi dan rak otomatis terisi dari master data, dan saldo sistem bertambah sesuai jumlah masuk.
  • Tersedia hapus per nomor transaksi dan hapus semua transaksi GR dengan konfirmasi.

Good Issue and Stock Opname · High priority

  • Modul barang keluar dan stock opname harus mendukung multi-item, validasi saldo, dan logika selisih yang jelas.
  • Good issue menyediakan dropdown divisi: mekanik, elektrik, logistik, ga, office, produksi, hse, qa, qc, hrd, utility, civil, instrument, finance, purchasing.
  • Nomor GI diisi manual, satu transaksi dapat memuat banyak item, dan item dapat ditambahkan ke nomor GI yang sudah ada.
  • Stock opname memiliki nomor transaksi manual, maksimal 26 item per transaksi, dan bisa menambahkan barang ke transaksi yang sama.
  • Jika saldo fisik lebih banyak dari saldo sistem, sistem menandai GR; jika lebih sedikit, menandai GI; jika sama, menandai sesuai.
  • Tersedia hapus per nomor transaksi dan hapus semua transaksi untuk GI dan stock opname.

Reporting, Barcode, and Export · Medium priority

  • Sistem harus memudahkan monitoring stok, barcode printing, dan ekspor laporan untuk audit serta analisis.
  • Report mencakup mutasi pemasukan, pengeluaran, dan riwayat stock opname.
  • Semua report dapat diekspor ke Excel.
  • Stok/saldo menampilkan daftar item terkini dan barcode vertikal untuk tiap barang.
  • Tersedia cetak semua barcode dari data stok.
  • Pencarian dan filter harus mendukung kode, nama, gudang, lot, dan bin.

Onboarding ke Gudang Aktif

  • Login dengan role yang sesuai dan diarahkan ke dashboard ringkas.
  • Import master data pertama kali lewat CSV atau XLSX dengan validasi header otomatis.
  • Verifikasi mapping gudang, bin, dan saldo untuk memastikan data siap dipakai.
  • Mulai input good receipt atau good issue dari layar transaksi sederhana.
  • Target time-to-value: data master siap dipakai dalam 10 menit, transaksi pertama selesai dalam kurang dari 3 menit.

1. Dashboard Awal

  • Pengguna melihat ringkasan stok, transaksi terakhir, dan shortcut ke modul utama.
  • Tampilkan kartu ringkas untuk total item, transaksi hari ini, dan item dengan saldo rendah.
  • Akses cepat ke Master Data, GR, GI, Stock Opname, Report, dan Stok.
  • Jika belum ada data, tampilkan empty state dengan tombol import.

2. Master Data Import

  • Admin mengunggah file CSV atau XLSX lalu sistem memvalidasi struktur dan menyimpan data.
  • Validasi header harus persis sesuai format yang ditentukan.
  • Baris duplikat persis disimpan terpisah tanpa digabung.
  • Baris error ditandai dengan alasan yang jelas sebelum import final.

3. Transaksi Good Receipt dan Good Issue

  • Operator membuat transaksi manual, lalu menambahkan item satu per satu atau lewat scan barcode.
  • Nomor transaksi wajib diisi manual dan dicek unik sebelum simpan.
  • Lokasi, rak, dan saldo sistem ditarik otomatis dari master data.
  • Jika barang tidak ditemukan, tampilkan opsi cari ulang atau batalkan item.

4. Stock Opname dan Selisih

  • Petugas menginput saldo fisik lalu sistem membandingkan dengan saldo sistem dan memberi status otomatis.
  • Maksimal 26 item per nomor stock opname.
  • Status otomatis harus mengikuti logika GR, GI, atau sesuai.
  • Jika item melebihi batas atau saldo tidak valid, simpan ditolak dengan pesan yang jelas.

5. Report, Print, and Review

  • Supervisor mengekspor mutasi dan mencetak barcode atau laporan Excel untuk audit.
  • Export Excel harus mempertahankan format kolom yang rapi.
  • Barcode print harus mudah dicetak massal dari daftar stok.
  • Riwayat transaksi bisa difilter per tanggal, nomor transaksi, barang, dan divisi.

Fitur Lanjutan untuk Operasi Gudang

  • Pencarian cepat berbasis barcode scanner pada kamera Android maupun scanner eksternal.
  • Deduplication rule untuk item kembar persis sama dengan penyimpanan saldo terpisah per baris.
  • Bulk delete untuk master data dan transaksi dengan dialog konfirmasi dan hak akses admin.
  • Auto-fill lokasi, rak, dan saldo dari master data saat item dipilih.
  • Export laporan dan opname ke Excel dengan format siap print.
  • Riwayat audit untuk tindakan create, edit, delete, dan import.

Prinsip UI Minimalis dan Nyaman Dipakai

  • Tampilan minimalis dengan warna utama yang jelas, kontras tinggi, dan tanpa logo berlebihan.
  • Layout responsif mobile-first agar nyaman di Android browser.
  • Komponen besar dan jarak antar tombol cukup untuk penggunaan di area gudang.
  • Gunakan tabel dengan pencarian cepat, chip status, dan highlight hasil scan.
  • Pastikan aksesibilitas dasar seperti ukuran font terbaca, fokus keyboard, dan pesan error yang jelas.
  • Prioritaskan performa ringan agar halaman transaksi tetap cepat meski data besar.

Rina, operator gudang, biasanya mencatat barang masuk di spreadsheet dan sering bingung saat ada item yang namanya mirip atau stoknya tersebar di beberapa bin. Saat pabrik sibuk, satu transaksi bisa memuat banyak item dan proses pencarian barang menjadi lambat, sehingga antrian di gudang menumpuk.

Dengan WareHub, Rina cukup membuka layar good receipt, mengisi nomor transaksi manual, lalu mencari barang lewat nama atau scan barcode. Lokasi, rak, dan saldo sistem langsung terisi dari master data, sehingga input lebih cepat dan kesalahan berkurang.

Beberapa minggu kemudian, supervisor bisa melihat mutasi, hasil stock opname, dan stok terkini dalam satu sistem yang sama. Pabrik mendapatkan data yang lebih akurat, proses audit lebih mudah, dan keputusan pengadaan sparepart menjadi lebih cepat.

User-Centric Metrics

  • Waktu input satu transaksi GR atau GI turun menjadi rata-rata kurang dari 3 menit.
  • Tingkat kesalahan input transaksi turun 70% dalam 2 bulan.
  • Minimal 90% item gudang dapat ditemukan lewat barcode atau pencarian kode dalam kurang dari 15 detik.
  • Stock opname selesai 30% lebih cepat dibanding proses manual.
  • 80% pengguna aktif mingguan berasal dari tim gudang dan supervisor.

Business Metrics

  • Retensi pengguna aktif bulanan mencapai 85% setelah 3 bulan.
  • 80% transaksi gudang tercatat di WareHub dalam 6 minggu pertama.
  • Pengurangan selisih stok terverifikasi sebesar 80% dalam 3 bulan.
  • Laporan bulanan tersedia tanpa rekap manual pada 95% kasus.
  • Waktu persiapan audit turun minimal 50%.

Technical Metrics

  • Uptime aplikasi minimal 99.5% per bulan.
  • Rata-rata respons API di bawah 500 ms untuk operasi umum.
  • Autentikasi dan akses role harus lolos audit keamanan internal.
  • Backup data harian berhasil pada 100% hari operasional.

Tracking Plan

  • Track master_data_import_completed with file type, rows accepted, rows rejected.
  • Track master_data_bulk_delete_confirmed with record count and user role.
  • Track good_receipt_created with transaction number, item count, and total quantity.
  • Track good_issue_created with division, transaction number, and item count.
  • Track barcode_scan_used with success or not-found result.
  • Track stock_opname_completed with item count, variance count, and GR/GI classification.
  • Track report_exported with report type, date range, and file format.

Technical Needs

  • Frontend web responsif dengan React dan TypeScript.
  • Backend API menggunakan Supabase Postgres, Supabase Auth, Row Level Security, dan Storage.
  • Database schema untuk users, roles, master_items, goods_receipt_headers, goods_receipt_lines, goods_issue_headers, goods_issue_lines, stock_opname_headers, stock_opname_lines, and audit_logs.
  • File parsing untuk CSV dan XLSX menggunakan library server-side atau client-side yang tervalidasi.
  • Barcode generation dan rendering vertikal untuk label item.
  • Export Excel menggunakan library seperti SheetJS atau ExcelJS.
  • Optional PWA support agar terasa seperti aplikasi Android ringan di browser.

Integration Points

  • Supabase Auth untuk login dan kontrol akses.
  • Supabase Postgres sebagai sumber data utama.
  • Supabase Storage jika perlu menyimpan file import atau export sementara.
  • Android camera or browser barcode scanner API untuk scan kode.
  • Excel export via SheetJS/ExcelJS untuk report dan stock opname.

Data Storage & Privacy

  • Terapkan Row Level Security untuk membatasi data berdasarkan role.
  • Simpan audit log untuk perubahan master data, transaksi, dan user management.
  • Validasi input untuk mencegah SQL injection, duplicate abuse, dan data corruption.
  • Backup dan restore database harus dijadwalkan harian dengan retensi minimal 30 hari.
  • Jika ada data personal user, perlakukan sesuai prinsip minimisasi data dan akses berbasis kebutuhan.

Scalability & Performance

  • Gunakan pagination dan server-side filtering untuk master data dan transaksi besar.
  • Index database pada kode barang, nomor transaksi, tanggal, divisi, dan barcode.
  • Cache daftar referensi yang sering dipakai seperti divisi dan role agar UI cepat.
  • Optimalkan query report agar ekspor ribuan baris tetap selesai dalam waktu wajar.

Potential Challenges

  • Duplikasi item persis sama dapat membingungkan saat import; mitigasi dengan aturan dedup yang konsisten dan preview sebelum simpan.
  • Nomor transaksi manual berisiko bentrok; mitigasi dengan validasi unik real-time sebelum submit.
  • Scan barcode di browser Android bisa tidak stabil; mitigasi dengan dukungan input manual fallback dan kamera permission handling.
  • Laporan besar bisa lambat diekspor; mitigasi dengan processing asinkron atau batching server-side.
  • Penghapusan massal berisiko tinggi; mitigasi dengan konfirmasi dua langkah, role admin-only, dan audit log lengkap.

Team & resourcing - Small team - 2 engineers, 1 designer, part-time QA, part-time PM

Phase 1: MVP Core Inventory · Weeks 1–4

  • Project setup with React, TypeScript, Supabase, and responsive UI shell.
  • Login, role-based access, and admin user management.
  • Master data import CSV/XLSX with header validation and duplicate handling.
  • Basic stok/saldo view and search by kode, nama, gudang, lot, and bin.

Phase 2: Transactions · Weeks 5–8

  • Good receipt module with manual transaction number, multi-item entry, scan/manual search, and auto-fill lokasi/rak.
  • Good issue module with division dropdown, multi-item transaction, add-to-existing transaction, and stock deduction logic.
  • Bulk delete and per-transaction delete with confirmation and audit logging.

Phase 3: Stock Opname and Reports · Weeks 9–11

  • Stock opname module with manual transaction number, max 26 items, system vs physical comparison, and GR/GI/sesuai status.
  • Report module for inbound, outbound, and stock opname history.
  • Excel export for reports and stock opname, plus barcode print for all stock items.

Phase 4: Hardening and Rollout · Weeks 12–13

  • Performance tuning, database indexing, and security review with RLS checks.
  • PWA-friendly mobile polish for Android usage.
  • Audit log review, backup verification, and production deployment with monitoring.

Paste this into Cursor, Bolt, Lovable, or v0 to start building.

Build a responsive web app called WareHub for warehouse sparepart management in a factory, optimized for Android browsers and mobile-first usage, using Supabase as the backend.

Core requirements:
1. Authentication and role-based access control
Implement Supabase Auth and RLS. Roles: Admin, Supervisor, Operator, Viewer. Admin can manage users, reset passwords, assign roles, and delete users.

2. Master Data
Create an import flow for CSV and XLSX files. Required headers exactly: Kode, Nama, Uom, Gudang, Lot, Bin, Saldo. Validate headers and rows, show preview/errors, and allow bulk delete all master data. If duplicate rows are exactly the same, do not merge them; store them as separate rows with their own saldo values.

3. Good Receipt
Create a transaction module where transaction number is manually entered by the operator, not auto-generated. One GR transaction can contain multiple items. Each line supports item search by manual search and barcode scan. Auto-fill location and rack from master data. Show system balance and update saldo by adding incoming qty. Support delete by transaction number and delete all GR transactions.

4. Good Issue
Create a transaction module where GI number is manually entered. Each GI transaction can contain multiple items and items can be added later into an existing GI number. Provide a dropdown for division values: mekanik, elektrik, logistik, ga, office, produksi, hse, qa, qc, hrd, utility, civil, instrument, finance, purchasing. Support manual input and barcode scan. Auto-fill location and rack from master data. Show stock balance and deduct quantity. Support delete by transaction number and delete all GI transactions.

5. Stock Opname
Create stock opname with a manual transaction number, multiple items per transaction, and maximum 26 items per transaction. Fields: item, system balance, physical balance, and automatic status calculation. If physical > system, classify as GR. If physical < system, classify as GI. If equal, status is sesuai. Support adding items to an existing opname number, delete by transaction number, delete all, and export completed data to Excel.

6. Reports and Stock
Build report screens for inbound mutations, outbound mutations, and stock opname history. Add stock/saldo view with barcode labels in vertical format for each item and a print all barcodes action. Export reports to Excel.

7. UX/UI
Use a clean minimal design with attractive colors, high contrast, and no ugly logos. Make it fast, simple, and suitable for factory warehouse use on Android. Use large touch targets and clear tables.

Suggested stack:
Frontend: Next.js or React + TypeScript + Tailwind CSS + shadcn/ui
Backend: Supabase Postgres, Auth, Storage, RLS, and Edge Functions if needed
Forms/validation: React Hook Form + Zod
Tables/search: TanStack Table
Barcode: browser camera scanner support with manual fallback
Excel export: SheetJS or ExcelJS

Data model suggestions:
users, roles, user_roles, master_items, gr_headers, gr_lines, gi_headers, gi_lines, opname_headers, opname_lines, stock_movements, audit_logs, barcode_labels

Implementation notes:
Use server-side validation for all writes. Add indexes on item code, transaction number, date, division, lot, bin. Keep reports filterable by date range and transaction number. Include confirmation dialogs for bulk delete. Make all destructive actions admin-only and logged. Build polished empty states, validation messages, and loading states.

Business Idea

Buatkan saya aplikasi android berbasis web tentang sistem pergudangan sparepart di pabrik dengan nama apps warehouse,untuk tampilan buat minimalis,bewarna menarik dan tidak menggunakan logo yang jelek, berikut modul yang harus dibuat,dan gunakan backend supabase milik saya sendiri Modul User : untuk mengatur, menambah, menghapus, ubah password, memberi role akses Master Data : berikan opsi import file data melalui csv atau xlsx,membaca format header Kode,Nama,Uom,Gudang,Lot,Bin,Saldo,berikan opsi tombol hapus semua data sekaligus Dalam data saya ada item kembar,jika ada item sama persis jangan ditumpuk,pisahkan biasnya saldo nya berbeda Good receipt:Setiap transaksi (barang masuk) memiliki 1 nomor transaksi yang diisi manual oleh operator (bukan auto-generate) yang dapat berisi lebih dari satu sparepart/item dalam satu kali input, penerimaan barang data berikan kolom nomor transaksi(diisi manual), tanggal, nama barang(cari manual dan cari lewat scanner) Lokasi dan rak auto fill otomatis data dari master data, saldo sistem, saldo ditambahkan keterangan, berikan fitur hapus semua transaksi sekaligus,berikan opsi hapus per nomor transaksi Good issue : opsi dropdown untuk melakukan good issue yang isi nya beberapa divisi di pabrik seperti : mekanik, elektrik, logistik, ga, office, produksi, hse, qa, qc, hrd, utility, civil,instrument ,finance, purchasing,Setiap transaksi (barang keluar)memiliki 1 nomor transaksi yang diisi manual oleh operator (bukan auto-generate) yang dapat berisi lebih dari satu sparepart/item dalam satu kali input, mengeluarkan barang dari sistem dengan cara menulis dan scan barcode, berikan kolom, Nomor GI, tanggal, divisi, catatan, lokasi penyimpanan ( auto fill otomatis dari master data), rak(auto fill otomatis dari master data), jumlah barang, informasi saldo dan memberi fitur tambah barang pada nomor gi yang sudah dibuat sehingga satu nomor transaksi gi memuat banyak barang, beri fitur hapus semua transaksi sekaligus,berikan opsi hapus per nomor transaksi Report : yang isi nya adalah mutasi pemasukan, pengeluaran barang,riwayat stock opname dan bisa di print berbentuk excel Stok/saldo : untuk mengecek stok/saldo barang yang ada pada sistem, berikan sistem barcode pada barang yang masuk dalam bentuk barcode vertikal agar mudah dalam mencari barang, dan beri opsi print semua barcode Stock opname : berikan kolom nomor stock opname yang bisa di isi sendiri, kolom barang yang akan di stock opname, kolom saldo sistem, kolom saldo fisik, dan berikan keterangan sesuai atau selisih dengan logika, jika fisik lebih banyak dari data maka GR, jika fisik lebih sedikit dari data maka GI, jika kedua saldo sama maka muncul keterangan sesuai, dan tambahkan opsi print berbentuk excel pada data yang sudah jadi, berikan fitur hapus semua transaksi sekaligus, memberi fitur tambah barang pada nomor transaksi stock opname agar dapat menambahkan barang , tidak hanya 1 barang dalam 1 nomor transaksi maksimal 26 item dalam 1 transaksi,berikan opsi hapus per nomor transaksi

Make My PRD

Design by The Resonance | Powered by GPC – The AI Transformation Company