AkademiaHub

Satu platform untuk administrasi akademik dan keuangan sekolah.

AkademiaHub adalah Sistem Informasi Akademik berbasis web untuk SMK YASPI Syamsul Ulum yang menyatukan PPDB, presensi, nilai, rapor, dan pembayaran SPP dalam satu platform. Produk ini ditujukan untuk administrator, guru, wali kelas, bendahara, siswa, dan orang tua agar seluruh proses akademik dan administrasi berjalan lebih rapi, cepat, dan terpantau real-time.

Business Goals

  • Mengurangi waktu pengolahan administrasi akademik dan keuangan minimal 40% dalam 6 bulan setelah go-live.
  • Menurunkan kesalahan input data siswa, nilai, presensi, dan pembayaran hingga di bawah 2% dalam 3 bulan operasional.
  • Meningkatkan kecepatan pencetakan rapor dan rekap kelas dari rata-rata 2 hari menjadi kurang dari 1 jam per semester.
  • Mencapai adopsi aktif minimal 85% dari guru dan staf administrasi dalam 90 hari pertama.
  • Mengurangi pertanyaan manual terkait status nilai, presensi, dan tunggakan SPP sebesar 50% dalam 6 bulan.

User Goals

  • Guru dapat menginput presensi dan nilai dari satu dashboard tanpa berpindah sistem.
  • Wali kelas dapat memantau kelas, rekap presensi, dan progres nilai dengan cepat.
  • Bendahara dapat mencatat pembayaran SPP, melihat tunggakan, dan mencetak laporan keuangan per periode.
  • Siswa dan orang tua dapat melihat status akademik dan pembayaran secara mandiri.
  • Administrator dapat mengelola data tahun ajaran, semester, kelas, mapel, dan akun pengguna secara terstruktur.

Non-Goals

  • Tidak mencakup pembelajaran online, video conference, atau LMS penuh.
  • Tidak mencakup payroll guru, akuntansi sekolah lengkap, atau manajemen aset.
  • Tidak mencakup integrasi pembayaran online pada fase awal; pembayaran dicatat manual atau semi-manual.
  • Tidak mencakup aplikasi native Android/iOS pada versi pertama.

Rina, Administrator Sekolah, 38 - Rina mengelola data sekolah sehari-hari, mulai dari pendaftaran siswa baru sampai pengaturan kelas dan akun pengguna. Ia butuh sistem yang rapi, aman, dan mudah dipakai tanpa input berulang.

Rina, Administrator Sekolah, 38

  • As a administrator, I want to mengelola data siswa, guru, kelas, mapel, dan tahun ajaran dalam satu tempat, so that data sekolah selalu konsisten.
  • As a administrator, I want to memverifikasi dan menyetujui data PPDB, so that proses penerimaan siswa baru lebih cepat dan terdokumentasi.
  • As a administrator, I want to melihat log aktivitas pengguna, so that saya bisa melacak perubahan data penting.

Pak Dedi, Guru Produktif, 44 - Pak Dedi mengajar beberapa kelas lintas kompetensi keahlian dan perlu mengisi presensi serta nilai dengan cepat. Ia tidak punya waktu untuk spreadsheet terpisah atau rekap manual.

Pak Dedi, Guru Produktif, 44

  • As a guru, I want to mengisi presensi per pertemuan dari smartphone atau laptop, so that saya tidak perlu rekap manual di akhir bulan.
  • As a guru, I want to memasukkan nilai tugas, kuis, dan ujian per kelas, so that rapor dapat dihitung otomatis.
  • As a guru, I want to melihat daftar siswa dan status kelulusan nilai minimum, so that saya bisa memberi tindak lanjut lebih cepat.

Ibu Sari, Bendahara Sekolah, 41 - Ibu Sari bertanggung jawab atas pencatatan pembayaran SPP dan laporan tunggakan. Ia butuh data yang akurat agar orang tua tidak salah informasi dan laporan keuangan mudah dibuat.

Ibu Sari, Bendahara Sekolah, 41

  • As a bendahara, I want to mencatat pembayaran SPP per siswa dan periode, so that status pembayaran selalu akurat.
  • As a bendahara, I want to melihat siswa yang menunggak dan total nominalnya, so that saya bisa menindaklanjuti dengan cepat.
  • As a bendahara, I want to mengekspor laporan pembayaran per bulan dan per kelas, so that pelaporan internal menjadi lebih mudah.

Autentikasi dan Hak Akses · High priority

  • Sistem harus mengatur akses berdasarkan peran agar setiap pengguna hanya melihat dan mengubah data sesuai kewenangannya.
  • Mendukung role administrator, guru, wali kelas, bendahara, siswa, dan orang tua/wali.
  • Menerapkan policy-based access control pada setiap modul dan endpoint API.
  • Mendukung reset password, aktivasi akun, dan audit login.
  • Menyembunyikan data sensitif seperti nominal pembayaran dan nilai lengkap sesuai peran.
  • Menampilkan dashboard berbeda berdasarkan role pengguna.

Manajemen Data Akademik · High priority

  • Sistem harus menjadi sumber data utama untuk entitas akademik inti sekolah agar seluruh modul saling terhubung.
  • Mengelola data siswa, guru, kelas, mapel, tahun ajaran, semester, dan kompetensi keahlian MPLB, Farmasi, serta PPLG.
  • Mendukung relasi siswa ke kelas, wali kelas, dan riwayat perpindahan kelas.
  • Menyediakan import data awal via CSV/XLSX untuk migrasi dari file lama.
  • Memvalidasi duplikasi NIS, NIP, dan identitas siswa sebelum simpan.
  • Menyediakan fitur arsip data untuk tahun ajaran yang sudah selesai.

Modul PPDB · High priority

  • Sistem harus mengelola pendaftaran siswa baru secara digital dari pengisian formulir sampai status seleksi dan registrasi ulang.
  • Menampilkan formulir pendaftaran online dengan field wajib dan upload dokumen.
  • Menyimpan status pendaftaran: draft, submitted, reviewed, accepted, rejected, enrolled.
  • Memberikan nomor registrasi unik setelah formulir berhasil dikirim.
  • Mendukung verifikasi dokumen oleh admin.
  • Menyediakan ekspor daftar pendaftar per gelombang dan jurusan.

Presensi, Nilai, dan Rapor · High priority

  • Sistem harus memfasilitasi input presensi dan nilai yang terhubung ke rapor dan rekap akademik per semester.
  • Guru dapat mengisi presensi per kelas, mapel, dan tanggal pertemuan.
  • Sistem menghitung rekap hadir, izin, sakit, dan alfa secara otomatis.
  • Guru dapat memasukkan komponen nilai dan bobot penilaian per mapel.
  • Wali kelas dapat meninjau dan mengunci nilai sebelum rapor dicetak.
  • Rapor dapat dihasilkan PDF dengan identitas sekolah, nilai, dan rekap presensi.

Pembayaran SPP dan Pelaporan · High priority

  • Sistem harus mendukung pencatatan pembayaran SPP, pemantauan tunggakan, dan laporan keuangan dasar untuk bendahara.
  • Mencatat pembayaran per siswa, bulan, nominal, metode, dan petugas input.
  • Menampilkan status lunas, parsial, atau menunggak per siswa.
  • Mendukung pencarian cepat berdasarkan nama, NIS, kelas, dan periode.
  • Menyediakan laporan pembayaran harian, bulanan, dan per kelas dalam PDF/XLSX.
  • Mengirim notifikasi tunggakan ke akun orang tua/wali jika diaktifkan.

Onboarding Awal Sekolah

  • Admin login lalu menyelesaikan setup sekolah dalam kurang dari 15 menit.
  • Input tahun ajaran aktif, semester, jurusan, kelas, mata pelajaran, dan pengguna awal.
  • Import data siswa, guru, dan akun dari CSV/XLSX atau input manual bertahap.
  • Aktifkan modul PPDB, presensi, nilai, dan SPP sesuai kebutuhan sekolah.
  • Dalam waktu kurang dari 1 jam, sekolah sudah bisa mengelola data inti dan mulai operasional.

1. Login dan Dashboard Role-Based

  • Pengguna masuk ke dashboard yang disesuaikan dengan perannya agar langsung melihat informasi yang relevan.
  • Tampilkan ringkasan berbeda untuk admin, guru, wali kelas, bendahara, siswa, dan orang tua.
  • Jika akun belum terverifikasi atau nonaktif, arahkan ke halaman status akun.
  • Dashboard harus menampilkan notifikasi penting seperti tugas input nilai, presensi tertunda, atau tunggakan.

2. Kelola Data Akademik Inti

  • Admin menyiapkan struktur sekolah agar modul lain dapat berjalan di atas data yang konsisten.
  • Validasi unik untuk NIS, NIP, kode kelas, dan tahun ajaran.
  • Dukung filter dan pencarian cepat per jurusan MPLB, Farmasi, dan PPLG.
  • Jika data referensi belum lengkap, sistem mencegah pembuatan presensi atau rapor.

3. Proses PPDB

  • Calon siswa mengisi formulir, lalu admin memverifikasi dan menetapkan status pendaftaran.
  • Form harus menyimpan draft otomatis agar data tidak hilang saat koneksi putus.
  • Dokumen wajib ditandai jelas, misalnya foto, ijazah, KK, dan akta.
  • Jika data tidak lengkap, status tetap pending dengan daftar field yang harus dilengkapi.

4. Input Presensi dan Nilai

  • Guru mengisi kehadiran dan hasil belajar per kelas dan mapel dengan alur yang cepat.
  • Gunakan default daftar siswa per kelas untuk meminimalkan input berulang.
  • Jika pertemuan sudah terkunci, perubahan hanya bisa dilakukan oleh wali kelas atau admin sesuai kebijakan.
  • Nilai yang berada di luar rentang valid harus ditolak dengan pesan yang jelas.

5. Cetak Rapor dan Rekap SPP

  • Wali kelas dan bendahara menghasilkan dokumen resmi dan laporan yang siap dibagikan.
  • Rapor PDF harus konsisten dengan template sekolah dan dapat diunduh per siswa atau per kelas.
  • Laporan SPP harus bisa difilter per bulan, kelas, dan jurusan.
  • Jika data belum lengkap, sistem menandai bagian yang masih harus diselesaikan sebelum finalisasi.

Fitur Lanjutan

  • Locking data per semester agar nilai final tidak berubah tanpa otorisasi.
  • Riwayat audit lengkap untuk perubahan presensi, nilai, PPDB, dan pembayaran.
  • Ekspor laporan ke PDF dan Excel dengan filter per jurusan, kelas, dan periode.
  • Notifikasi otomatis melalui email dan WhatsApp gateway untuk pengumuman penting dan tunggakan.
  • Mode multi-cabang jika sekolah ingin menambah unit atau kampus di masa depan.
  • Delegasi akses wali kelas untuk meninjau data siswa tanpa memberi hak edit penuh.

Prinsip UI

  • Tampilan mobile-first dengan layout yang tetap nyaman di laptop dan tablet.
  • Kontras warna tinggi dan ukuran font yang mudah dibaca untuk penggunaan harian yang lama.
  • Komponen tabel, filter, dan bulk action yang cepat untuk admin dan bendahara.
  • Loading state dan empty state yang jelas agar pengguna tahu progres sistem.
  • Aksesibilitas dasar seperti navigasi keyboard, label form yang lengkap, dan pesan error yang spesifik.
  • Performa terasa ringan dengan tabel paginasi dan pencarian server-side.

Rina, administrator SMK YASPI Syamsul Ulum, biasanya menghabiskan banyak waktu untuk memindahkan data siswa baru dari formulir kertas ke spreadsheet, lalu mengirimkan daftar itu ke guru dan bendahara. Saat data berubah, ia harus memperbarui beberapa file sekaligus, yang sering menimbulkan duplikasi dan kesalahan penulisan.

Dengan AkademiaHub, Rina menginput data PPDB langsung ke sistem, memilih jurusan MPLB, Farmasi, atau PPLG, lalu sistem otomatis membuat akun, kelas, dan status registrasi. Guru dapat langsung melihat daftar siswa, mengisi presensi dan nilai, sedangkan bendahara memantau pembayaran SPP pada data yang sama.

Hasilnya, sekolah tidak lagi bergantung pada rekap manual yang terpisah-pisah. Proses administrasi menjadi lebih cepat, laporan lebih akurat, dan orang tua bisa mendapatkan informasi yang jelas tentang akademik dan pembayaran tanpa harus menunggu lama.

User-Centric Metrics

  • 85% pengguna aktif mingguan dari total akun aktif dalam 90 hari.
  • Waktu rata-rata input presensi per kelas turun menjadi di bawah 3 menit.
  • Waktu pembuatan rapor per kelas turun 70% dibanding proses manual.
  • Tingkat error input data inti turun di bawah 2% per semester.
  • Minimal 80% orang tua yang memiliki akses login memeriksa status anaknya setidaknya sekali per bulan.

Business Metrics

  • Retensi pengguna internal sekolah mencapai 90% setelah semester pertama.
  • Adopsi modul inti PPDB, presensi, nilai, dan SPP mencapai 75% dalam 6 bulan.
  • Jumlah permintaan rekap manual ke admin turun minimal 50% dalam 6 bulan.
  • Sekolah memperoleh satu sumber data tunggal untuk seluruh administrasi akademik.
  • Waktu operasional administrasi berkurang sehingga staf dapat fokus ke layanan siswa.

Technical Metrics

  • Uptime layanan minimal 99,5% per bulan.
  • P95 waktu respons halaman inti di bawah 500 ms pada jam sibuk.
  • 0 insiden kehilangan data untuk transaksi presensi, nilai, dan pembayaran.
  • Seluruh akses sensitif tercatat di audit log dengan cakupan 100%.

Tracking Plan

  • track user_logged_in with role and device type
  • track ppdb_application_submitted with jurusan and source channel
  • track attendance_saved with class, subject, and meeting date
  • track grade_entry_saved with class, subject, and assessment type
  • track report_card_generated with class, semester, and export format
  • track spp_payment_recorded with amount, period, and payment status
  • track notification_sent with channel and recipient role

Technical Needs

  • Laravel 11 sebagai backend utama dengan Livewire untuk interaksi server-driven.
  • Tailwind CSS dan Alpine.js untuk UI responsif dan komponen interaktif ringan.
  • PostgreSQL sebagai database utama untuk integritas relasi dan laporan.
  • Redis untuk cache, queue, dan job background seperti notifikasi serta ekspor laporan.
  • Laravel Queue dan scheduler untuk proses berkala seperti backup, pengingat, dan rekap otomatis.
  • Storage terpusat berbasis S3-compatible object storage untuk dokumen PPDB dan PDF rapor.
  • Authentication berbasis Laravel Breeze atau Jetstream dengan 2FA opsional untuk role admin.

Integration Points

  • Email service seperti Mailgun atau SMTP sekolah untuk notifikasi resmi.
  • WhatsApp gateway pihak ketiga untuk pengingat SPP dan pengumuman.
  • S3-compatible storage seperti AWS S3 atau DigitalOcean Spaces untuk file dan arsip.
  • Google reCAPTCHA untuk formulir PPDB publik agar mengurangi spam.
  • Sistem export PDF dan Excel melalui library seperti Dompdf, Snappy, atau Laravel Excel.

Data Storage & Privacy

  • Pisahkan akses data sensitif siswa, nilai, dan keuangan berdasarkan role dan policy.
  • Simpan audit log untuk perubahan data penting termasuk siapa, kapan, dan apa yang diubah.
  • Gunakan enkripsi at-rest untuk file dokumen pribadi dan backup database.
  • Terapkan retensi data dan arsip tahun ajaran lama sesuai kebijakan sekolah.
  • Siapkan persetujuan penggunaan data dan kontrol akses untuk orang tua/wali sesuai prinsip privasi yang relevan seperti GDPR/CCPA jika dibutuhkan oleh kebijakan ekspor atau kerja sama pihak ketiga.

Scalability & Performance

  • Gunakan pagination, server-side filtering, dan pencarian terindeks untuk tabel besar.
  • Pisahkan job berat seperti pembuatan PDF massal ke background queue.
  • Optimalkan query relasional dengan eager loading dan indexing pada NIS, NIP, kelas, semester, dan status pembayaran.
  • Siapkan caching untuk konfigurasi sekolah dan data referensi yang sering dibaca.

Potential Challenges

  • Risiko migrasi data lama tidak konsisten; mitigasi dengan template import, validasi duplikasi, dan proses verifikasi bertahap.
  • Risiko pengguna menolak perubahan dari proses manual; mitigasi dengan onboarding singkat, pelatihan role-based, dan dashboard yang sederhana.
  • Risiko beban laporan PDF saat akhir semester; mitigasi dengan queue, caching, dan pembuatan file asinkron.
  • Risiko kebocoran data sensitif; mitigasi dengan role-based access, audit log, enkripsi file, dan keamanan session.
  • Risiko kebutuhan sekolah berubah di tengah pengembangan; mitigasi dengan delivery bertahap dan backlog prioritas yang jelas.

Team & resourcing - Small team - 2 backend engineers, 1 frontend engineer, 1 UI/UX designer part-time, 1 QA part-time, 1 PM part-time

Phase 1: Foundation · Weeks 1–4

  • Arsitektur aplikasi Laravel TALL Stack
  • Autentikasi, manajemen role, dan dashboard awal
  • Model data inti untuk siswa, guru, kelas, mapel, tahun ajaran, semester, dan jurusan
  • Audit log dasar dan seed data awal sekolah

Phase 2: MVP Akademik · Weeks 5–9

  • Modul PPDB dengan formulir, verifikasi, dan status pendaftaran
  • Modul presensi per kelas dan per mapel
  • Modul input nilai dasar dan rekap per semester
  • Ekspor PDF/XLSX untuk data utama

Phase 3: Reporting and Finance · Weeks 10–13

  • Modul SPP dan status pembayaran
  • Cetak rapor PDF dengan template sekolah
  • Dashboard wali kelas dan bendahara
  • Notifikasi tunggakan dan rekap keuangan dasar

Phase 4: Stabilization and Launch · Weeks 14–16

  • Hardening keamanan dan backup otomatis
  • Optimasi performa untuk data besar
  • UAT bersama admin, guru, dan bendahara
  • Perbaikan bug, dokumentasi operasional, dan go-live

Paste this into Cursor, Bolt, Lovable, or v0 to start building.

Build a web-based academic information system for SMK YASPI Syamsul Ulum using Laravel 11, Livewire, Alpine.js, Tailwind CSS, and PostgreSQL.

Core scope:
1) Role-based authentication for admin, teacher, homeroom teacher, finance staff, student, and parent/guardian.
2) Master data management for students, teachers, classes, subjects, academic years, semesters, and majors: MPLB, Farmasi, and PPLG.
3) PPDB module with public registration form, document upload, application status workflow, admin review, and exportable applicant list.
4) Attendance module for teachers to mark attendance per class, subject, and meeting date with automatic recap.
5) Grades module for entering assessment components, calculating recaps, locking final grades, and generating report card PDFs.
6) SPP payment module for recording payments, viewing arrears, monthly/class reports, and student payment status.
7) Dashboards tailored by role, notifications, audit logs, and export to PDF/XLSX.

Primary screens and flows:
Home/login, role-based dashboard, master data CRUD, PPDB intake and review, attendance entry, grade entry and validation, report card generation, SPP payment ledger, arrears dashboard, reports/export center, user management, audit log view.

Data model should include: User, Role, Permission, Student, Teacher, Parent, Class, Subject, AcademicYear, Semester, Major, Enrollment, Attendance, AttendanceDetail, Assessment, Grade, ReportCard, SppInvoice, SppPayment, PPDBApplication, Document, Notification, AuditLog.

Requirements:
- Use server-side pagination, filtering, and searching for large tables.
- Enforce strict access control on every route and action.
- Add validation for duplicate NIS/NIP and incomplete required fields.
- Support file uploads for PPDB documents and PDF report cards stored in S3-compatible storage.
- Queue heavy tasks like PDF generation and notifications in the background using Redis.
- Include audit logging for all sensitive changes.
- Make the UI mobile-first, responsive, accessible, and fast.
- Add seeders, factories, migrations, policies, and test coverage for critical flows.
- Provide clean, production-ready code structure with reusable components and clear naming.

Deliver a functional MVP first, then expand with reports, notifications, and stabilization features.

Business Idea

Saya ingin membangun sebuah Sistem Informasi Akademik berbasis web untuk SMK YASPI Syamsul Ulum yang bertujuan untuk mengintegrasikan dan mempermudah pengelolaan administrasi serta kegiatan akademik sekolah dalam satu platform. Sistem ini dirancang untuk mencakup beberapa fitur utama, yaitu Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB), pengelolaan kehadiran atau presensi siswa, pengelolaan nilai dan pencetakan rapor, serta pengelolaan pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP). SMK YASPI Syamsul Ulum memiliki tiga kompetensi keahlian, yaitu Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (MPLB), Farmasi, serta Pengembangan Perangkat Lunak dan Gim (PPLG). Oleh karena itu, sistem akan dirancang agar mampu mengakomodasi kebutuhan administrasi dan akademik dari setiap kompetensi keahlian, termasuk pengelolaan data siswa, guru, kelas, mata pelajaran, tahun ajaran, dan semester. Dalam proses pengembangannya, aplikasi ini akan menggunakan Laravel sebagai framework utama, Livewire untuk membangun antarmuka web yang dinamis, Alpine.js untuk mendukung interaksi pada sisi frontend, serta Tailwind CSS untuk merancang tampilan yang responsif. Kombinasi teknologi tersebut dikenal sebagai TALL Stack (Tailwind CSS, Alpine.js, Laravel, dan Livewire). Sistem ini akan dikembangkan secara modular dengan pembagian hak akses berdasarkan peran pengguna, seperti administrator, guru, wali kelas, bendahara, siswa, dan orang tua atau wali. Selain itu, sistem akan dilengkapi dengan dashboard informatif, laporan yang dapat diekspor, notifikasi, validasi data, serta mekanisme keamanan dan pencadangan data secara berkala. Pengembangan aplikasi akan dilakukan secara bertahap, dimulai dari perancangan database, autentikasi, dan manajemen hak akses, kemudian dilanjutkan dengan pengembangan modul PPDB, presensi, nilai dan rapor, serta pembayaran SPP. Dengan pendekatan tersebut, diharapkan sistem dapat meminimalkan kesalahan pencatatan, meningkatkan efisiensi administrasi, mempermudah pemantauan kegiatan akademik dan keuangan, serta menyediakan informasi yang akurat, aman, dan terintegrasi bagi seluruh pihak yang berkepentingan di SMK YASPI Syamsul Ulum. Buatkan PRD nya.

Make My PRD

Design by The Resonance | Powered by GPC – The AI Transformation Company