YayasanFlow

Akuntansi yayasan yang rapi, cepat, dan mudah diaudit.

YayasanFlow adalah aplikasi keuangan terpadu untuk yayasan yang mengelola pencatatan jurnal, kas dan bank, advances, tutup buku, laporan keuangan, anggaran, penjualan, pengadaan, aset tetap, inventaris, persetujuan, serta pengaturan user dan peran. Produk ini membantu tim administrasi, finance, dan manajemen mengurangi kerja manual, menjaga kontrol internal, dan menyiapkan laporan yang siap audit.

Business Goals

  • Mencapai adopsi 20 yayasan aktif dalam 6 bulan pertama setelah peluncuran.
  • Menurunkan waktu penyusunan laporan bulanan dari rata-rata 2-3 hari menjadi kurang dari 4 jam dalam 90 hari penggunaan.
  • Mencapai conversion rate trial-to-paid sebesar 25% dalam 6 bulan.
  • Menjaga monthly churn di bawah 5% setelah bulan ke-4.
  • Mencapai 99.9% uptime layanan produksi dan respons halaman utama di bawah 2 detik.

User Goals

  • Memasukkan transaksi harian dengan cepat tanpa perlu spreadsheet terpisah.
  • Mendapatkan laporan keuangan yang konsisten dan siap ditinjau manajemen.
  • Mengontrol proses approval untuk pengeluaran dan pembelian.
  • Menutup buku bulanan dengan jejak audit yang jelas.
  • Mengelola user, peran, aset, dan inventaris dalam satu sistem.

Non-Goals

  • Tidak membangun payroll atau HR full-suite pada versi awal.
  • Tidak membangun perpajakan end-to-end atau e-filing otomatis di MVP.
  • Tidak menggantikan ERP operasional lengkap seperti procurement enterprise multi-entity tingkat lanjut.
  • Tidak fokus pada aplikasi donasi publik atau fundraising CRM di tahap awal.

Admin Keuangan Rina, 34 - Rina mengelola pencatatan transaksi harian, bukti pembayaran, dan penutupan buku untuk sebuah yayasan pendidikan. Ia membutuhkan proses yang rapi, cepat, dan mudah diaudit tanpa terlalu banyak input manual.

Admin Keuangan Rina, 34

  • As a admin keuangan, I want to mencatat jurnal memorial dan kas/bank secara terstruktur, so that transaksi harian tidak tercecer.
  • As a admin keuangan, I want to mengirim transaksi ke approval, so that pengeluaran hanya diproses setelah disetujui.
  • As a admin keuangan, I want to menutup buku bulanan dengan checklist, so that laporan dapat diterbitkan tepat waktu.

Manajer Operasional Budi, 41 - Budi memantau anggaran, pengadaan, dan aset yayasan. Ia perlu visibilitas cepat atas realisasi biaya dan status permintaan sebelum memberi persetujuan.

Manajer Operasional Budi, 41

  • As a manajer operasional, I want to melihat realisasi anggaran per unit, so that saya tahu pos mana yang over budget.
  • As a manajer operasional, I want to menyetujui atau menolak permintaan pembelian di satu layar, so that alur kerja tetap cepat.
  • As a manajer operasional, I want to memantau aset tetap dan inventaris, so that barang yayasan tercatat dengan benar.

Ketua Yayasan Siti, 52 - Siti membutuhkan laporan ringkas yang bisa dipahami tanpa membuka detail transaksi. Ia fokus pada kesehatan keuangan, kepatuhan, dan kontrol internal.

Ketua Yayasan Siti, 52

  • As a ketua yayasan, I want to melihat dashboard ringkas KPI keuangan, so that saya bisa mengambil keputusan lebih cepat.
  • As a ketua yayasan, I want to mengunduh laporan keuangan standar, so that saya bisa meninjau kondisi yayasan kapan saja.
  • As a ketua yayasan, I want to membatasi akses berdasarkan peran, so that data sensitif tetap aman.

Dashboard dan Ringkasan Keuangan · High priority

  • Menyediakan tampilan utama yang menampilkan kondisi keuangan yayasan secara cepat dan ringkas.
  • Menampilkan saldo kas dan bank, realisasi anggaran, piutang/hutang internal, dan status approval yang menunggu tindakan.
  • Mendukung filter periode harian, bulanan, triwulanan, dan tahunan.
  • Menampilkan kartu peringatan untuk saldo rendah, transaksi belum diposting, dan dokumen yang belum disetujui.
  • Menyediakan drill-down ke transaksi sumber dari setiap angka ringkasan.

Jurnal Memorial, Kas, dan Bank · High priority

  • Mendukung pencatatan transaksi akuntansi inti yang terstruktur dan tervalidasi.
  • Membuat jurnal memorial dengan debit-kredit seimbang dan validasi otomatis.
  • Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan nomor referensi unik.
  • Mendukung attachment bukti transaksi seperti PDF, JPG, dan PNG.
  • Mencegah posting jika akun tidak seimbang, tanggal tutup buku terlampaui, atau lampiran wajib belum diunggah.

Anggaran, Pengadaan, dan Approval · High priority

  • Mengelola permintaan pengadaan dan kontrol anggaran sebelum transaksi dibukukan.
  • Membuat anggaran per periode, unit, dan akun biaya.
  • Membuat pengajuan pengadaan atau advances yang masuk ke alur persetujuan bertahap.
  • Mendukung approval berlapis berdasarkan nominal atau departemen.
  • Memberikan notifikasi status disetujui, ditolak, atau perlu revisi.

Aset Tetap dan Inventaris · Medium priority

  • Mencatat dan melacak aset tetap serta barang inventaris yayasan.
  • Mencatat aset dengan nilai perolehan, umur manfaat, lokasi, dan penanggung jawab.
  • Menghitung depresiasi periodik untuk aset tetap sesuai metode yang dikonfigurasi.
  • Mendukung mutasi, penyesuaian, dan disposal aset.
  • Menyimpan daftar inventaris dengan status aktif, rusak, hilang, atau dipindahkan.

Laporan Keuangan dan Tutup Buku · High priority

  • Menyediakan laporan standar dan proses penutupan buku yang siap audit.
  • Menyajikan neraca, laporan aktivitas, arus kas, dan buku besar.
  • Mendukung export PDF dan Excel dengan format konsisten.
  • Menyediakan checklist tutup buku bulanan seperti rekonsiliasi, review jurnal, dan approval final.
  • Mengunci periode yang sudah ditutup untuk mencegah perubahan tanpa otorisasi.

Onboarding Yayasan Baru

  • Daftar akun organisasi dan pilih jenis yayasan.
  • Impor chart of accounts standar atau gunakan template bawaan yayasan.
  • Tambahkan user awal dan tentukan role seperti admin keuangan, approver, dan viewer.
  • Atur periode fiskal, mata uang, dan batas approval.
  • Selesaikan setup awal dalam target waktu 30 menit hingga siap mencatat transaksi pertama.

1. Masuk ke Dashboard

  • Pengguna login dan langsung melihat ringkasan kondisi keuangan yayasan.
  • Jika belum ada data, tampilkan onboarding checklist dan contoh struktur akun.
  • Jika ada transaksi tertunda, tampilkan prioritas tindakan paling atas.
  • Dashboard harus memuat cepat dan tetap usable pada koneksi lambat.

2. Buat Transaksi

  • Pengguna memilih jenis transaksi seperti jurnal memorial, kas/bank, atau advances.
  • Form menampilkan field dinamis sesuai jenis transaksi.
  • Validasi debit-kredit, tanggal periode, akun, dan lampiran wajib dijalankan sebelum simpan.
  • Sediakan draft autosave agar input tidak hilang saat koneksi terputus.

3. Kirim untuk Approval

  • Transaksi atau pengadaan dapat dikirim ke approver yang sesuai.
  • Route approval ditentukan oleh nominal, departemen, atau jenis transaksi.
  • Jika approver sedang tidak aktif, sistem menampilkan fallback approver yang ditetapkan.
  • Setiap keputusan approval meninggalkan komentar dan timestamp audit.

4. Posting dan Rekonsiliasi

  • Setelah disetujui, transaksi diposting ke buku besar dan dapat direkonsiliasi.
  • Mendukung match transaksi bank dengan mutasi rekening.
  • Menandai transaksi belum cocok, cocok parsial, atau cocok penuh.
  • Transaksi yang sudah masuk periode tutup buku tidak dapat diubah tanpa reopen resmi.

5. Tutup Buku dan Laporan

  • Tim finance menutup periode dan mengekspor laporan keuangan.
  • Checklist tutup buku harus lengkap sebelum periode dikunci.
  • Laporan bisa difilter per unit, periode, dan akun.
  • Jika ada selisih atau jurnal belum valid, sistem menolak proses tutup buku dan menampilkan penyebabnya.

Fitur Lanjutan

  • Multi-role approval matrix berdasarkan nominal, unit, dan kategori transaksi.
  • Ekspor laporan dan jurnal ke Excel, PDF, serta format CSV untuk audit.
  • Rekonsiliasi bank semi-otomatis dengan import mutasi CSV atau API bank.
  • Audit trail lengkap untuk perubahan master data, transaksi, dan approval.
  • Penjadwalan depresiasi aset dan journal posting otomatis setiap periode.

Prinsip UI Utama

  • Gunakan layout dashboard dengan kartu ringkas, tabel drill-down, dan filter periode yang konsisten.
  • Tampilkan status warna yang jelas untuk draft, pending, approved, posted, dan closed.
  • Pastikan aksesibilitas keyboard, kontras warna yang kuat, dan label form yang eksplisit.
  • Optimalkan tabel transaksi untuk pencarian cepat, sorting, bulk action, dan paginasi responsif.
  • Prioritaskan performa: skeleton loading, cached dashboard, dan respons cepat pada data besar.

Rina sebelumnya mencatat transaksi yayasan di spreadsheet terpisah, lalu menghabiskan banyak waktu mengecek saldo, menanyakan approval lewat chat, dan menyusun laporan akhir bulan secara manual. Setiap kali ada kesalahan input atau bukti transaksi hilang, proses tutup buku menjadi lebih lambat dan rawan revisi.

Setelah memakai YayasanFlow, Rina mencatat jurnal, kas/bank, dan advances dalam satu alur yang tervalidasi. Approval berjalan otomatis, laporan keuangan tinggal diekspor, dan tutup buku bulanan selesai jauh lebih cepat dengan jejak audit yang rapi.

Bagi manajemen, hasilnya adalah visibilitas real-time atas anggaran, pengadaan, aset, dan status keuangan yayasan. Mereka tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mendapatkan kontrol internal yang lebih kuat dan keputusan yang lebih percaya diri.

User-Centric Metrics

  • 80% transaksi harian dicatat dalam waktu kurang dari 3 menit per transaksi.
  • Waktu penyusunan laporan bulanan turun menjadi kurang dari 4 jam.
  • 95% approval selesai dalam waktu kurang dari 24 jam.
  • Tingkat kesalahan input transaksi turun di bawah 2% setelah 3 bulan.
  • 70% pengguna aktif mingguan kembali menggunakan dashboard minimal 3 kali per minggu.

Business Metrics

  • Trial-to-paid conversion mencapai 25% dalam 6 bulan.
  • Monthly active organizations tumbuh 15% per bulan pada 3 bulan pertama.
  • Churn bulanan di bawah 5% setelah stabilisasi produk.
  • 60% pelanggan upgrade ke paket dengan approval dan laporan lanjutan.
  • Net revenue retention di atas 110% dalam 12 bulan.

Technical Metrics

  • Uptime produksi minimal 99.9%.
  • P95 waktu muat dashboard di bawah 2 detik.
  • P95 waktu simpan transaksi di bawah 1 detik.
  • Tidak ada pelanggaran akses data lintas role pada audit internal triwulanan.

Tracking Plan

  • Track organization_created saat yayasan pertama kali selesai onboarding.
  • Track chart_of_accounts_imported ketika template COA berhasil dimuat.
  • Track transaction_created untuk jurnal, kas/bank, advances, dan pengadaan.
  • Track approval_submitted dan approval_decided untuk memantau alur persetujuan.
  • Track period_close_started dan period_close_completed untuk tutup buku.
  • Track report_exported untuk PDF, Excel, dan CSV.
  • Track user_role_updated saat admin mengubah hak akses.

Technical Needs

  • Frontend web berbasis Next.js dan React untuk dashboard cepat dan SEO tidak prioritas.
  • Backend API menggunakan Node.js dengan NestJS atau Express yang terstruktur.
  • Database relasional PostgreSQL untuk ledger, approval, dan audit trail.
  • Redis untuk cache dashboard, session, dan queue ringan.
  • Object storage seperti AWS S3 untuk lampiran bukti transaksi.
  • Job scheduler seperti BullMQ atau cron worker untuk depresiasi dan reminder approval.
  • Role-based access control yang ketat di level API dan UI.

Integration Points

  • Google Workspace atau Microsoft Entra ID untuk SSO organisasi.
  • Email service seperti SendGrid untuk notifikasi approval dan reminder.
  • WhatsApp Business API opsional untuk notifikasi status transaksi.
  • Bank statement import via CSV atau OFX sebagai baseline, dengan opsi API bank di tahap lanjut.
  • Sistem export ke Excel/PDF melalui library seperti ExcelJS dan Puppeteer.

Data Storage & Privacy

  • Pisahkan data per organisasi dengan tenant isolation yang jelas.
  • Enkripsi data sensitif at-rest dan in-transit menggunakan TLS 1.2+ dan encryption key management.
  • Simpan audit log immutable untuk perubahan transaksi, role, dan master data.
  • Sediakan data retention policy dan soft-delete sesuai kebutuhan kepatuhan lokal serta GDPR/CCPA principles bila relevan.
  • Batasi akses lampiran dan laporan berdasarkan role serta kebijakan least privilege.

Scalability & Performance

  • Gunakan pagination server-side untuk tabel transaksi besar.
  • Index pada tanggal, akun, status approval, dan organization_id untuk query cepat.
  • Cache ringkasan dashboard dan laporan agregat yang sering dipakai.
  • Pisahkan proses berat seperti ekspor dan depresiasi ke background jobs.

Potential Challenges

  • Risiko kompleksitas akuntansi yang tinggi; mitigasi dengan template COA standar yayasan dan validasi transaksi yang ketat.
  • Risiko approval flow menjadi terlalu rumit; mitigasi dengan workflow default yang sederhana dan bisa dikonfigurasi bertahap.
  • Risiko data korupsi saat tutup buku; mitigasi dengan locking periode, audit trail, dan reversible posting terkontrol.
  • Risiko performa turun saat data bertambah; mitigasi dengan indexing, caching, dan job queue untuk proses berat.
  • Risiko salah akses data antar role; mitigasi dengan RBAC menyeluruh, test otorisasi otomatis, dan review keamanan berkala.

Team & resourcing - Small team - 2 engineers, 1 designer, part-time PM, and part-time QA/accounting advisor.

Phase 1: MVP Core Accounting · Weeks 1-4

  • Login dan tenant setup dasar
  • Dashboard ringkas
  • Jurnal memorial
  • Kas dan bank
  • RBAC user dan peran
  • Audit trail dasar
  • Export Excel sederhana

Phase 2: Controls and Closing · Weeks 5-8

  • Approval workflow
  • Anggaran
  • Tutup buku periodik
  • Laporan keuangan inti
  • Lampiran dokumen
  • Notifikasi email
  • Import mutasi bank CSV

Phase 3: Assets and Procurement · Weeks 9-12

  • Pengadaan
  • Advances
  • Aset tetap
  • Inventaris
  • Depresiasi otomatis
  • Rekonsiliasi bank yang lebih canggih
  • Export PDF laporan

Phase 4: Hardening and Scale · Weeks 13-16

  • Optimisasi performa
  • Permission matrix lanjutan
  • Monitoring dan observability
  • Backup dan restore flow
  • Security review
  • Polish UI dan mobile responsiveness

Paste this into Cursor, Bolt, Lovable, or v0 to start building.

Build a multi-tenant web app called YayasanFlow for foundation finance management.

Product scope:
A complete finance system for foundations with modules for dashboard, general journal/memorial entries, cash and bank, advances, period closing, financial reports, budgeting, sales, procurement, fixed assets, inventory, approvals, and settings. Include user management and role-based permissions.

Primary screens:
1) Login and organization setup/onboarding
2) Dashboard with KPIs, alerts, and drill-down cards
3) Transaction modules: journal memorial, cash/bank, advances
4) Approval inbox and approval detail page
5) Budget management
6) Procurement request and purchase flow
7) Fixed assets and inventory management
8) Period close checklist and lock period flow
9) Financial reports: balance sheet, activity report, cash flow, general ledger, trial balance
10) Admin settings: users, roles, permissions, chart of accounts, fiscal period, document settings

Core workflows:
User creates a transaction draft, attaches proof, validates balanced accounting rules, submits for approval, approver reviews and approves/rejects with comments, transaction posts to ledger, then reports and period close reflect the posted data.

Data model:
Organization/tenant, User, Role, Permission, ApprovalRule, ChartOfAccount, JournalEntry, JournalLine, CashBankTransaction, Advance, Budget, ProcurementRequest, ApprovalStep, FixedAsset, DepreciationSchedule, InventoryItem, InventoryMovement, SalesInvoice, Attachment, FiscalPeriod, PeriodClose, AuditLog, BankStatementImport, ReportExport.

Requirements:
Use Next.js 14, React, TypeScript, Tailwind CSS, PostgreSQL, Prisma, and a Node.js API layer. Implement RBAC, audit logs, server-side pagination, background jobs for depreciation and notifications, S3-compatible file storage for attachments, and email notifications via SendGrid. Make the UI clean, enterprise-ready, responsive, and accessible.

Build sensible defaults for Indonesian finance teams: rupiah currency, local date format, and a default chart of accounts template for foundations. Ensure all forms validate required fields, accounting balance rules, attachment requirements, approval routing, and period-lock rules.

Deliver working pages, reusable components, seed data, and a polished MVP that can be extended for bank reconciliation APIs and SSO later.

Business Idea

saya ingin membuat aplikasi keuangan untuk yayasan yang lengkap, terdapat menu dasbor, jurnal memorial, kas & bank, advances, tutup buku, laporan keuangan, penggaran, penjualan, pengadaan, aset tetap, invetaris, persejutuan, pengaturan. aplikasi terdapat pengaturan user dan peran user

Make My PRD

Design by The Resonance | Powered by GPC – The AI Transformation Company