YayasanFlow

Kelola keuangan semua lembaga dalam satu tempat.

YayasanFlow adalah aplikasi keuangan terpusat untuk yayasan yang mengelola beberapa lembaga pendidikan seperti sekolah, madrasah, dan unit usaha. Produk ini membantu pengurus memantau pemasukan, pengeluaran, kas per lembaga, anggaran, dan laporan konsolidasi secara cepat, rapi, dan audit-friendly.

Business Goals

  • Mencapai 80% adopsi aktif pada minimal 1 yayasan pilot dengan 3+ lembaga dalam 60 hari.
  • Mengurangi waktu pembuatan laporan keuangan bulanan dari rata-rata 3-5 hari menjadi kurang dari 4 jam dalam 3 bulan.
  • Menurunkan kesalahan pencatatan dan rekonsiliasi kas minimal 50% dalam 90 hari.
  • Meningkatkan retensi bulanan akun admin keuangan di atas 75% dalam 6 bulan.
  • Mendorong minimal 30% transaksi dicatat melalui mobile atau web pada bulan ke-4.

User Goals

  • Pengurus dapat melihat posisi kas setiap lembaga dan total yayasan secara real time.
  • Bendahara dapat mencatat pemasukan dan pengeluaran tanpa harus memakai spreadsheet terpisah.
  • Ketua yayasan dapat melihat laporan ringkas dan laporan detail per lembaga dengan cepat.
  • Operator sekolah dapat mengajukan transaksi atau kebutuhan dana tanpa proses manual yang panjang.
  • Tim audit/internal dapat menelusuri histori transaksi dan lampiran bukti dengan mudah.

Non-Goals

  • Tidak mencakup payroll, absensi, atau HR full suite.
  • Tidak menggantikan software akuntansi umum untuk jurnal kompleks, depresiasi, atau pajak korporat tingkat lanjut pada fase awal.
  • Tidak mencakup pembayaran langsung ke siswa atau fitur marketplace.
  • Tidak membangun ERP serba bisa untuk operasional non-keuangan di luar lingkup yayasan pendidikan.

Bendahara Yayasan Rina, 39 - Rina mengelola kas pusat dan memantau beberapa lembaga pendidikan dengan format laporan yang berbeda-beda. Ia butuh satu sistem untuk mencatat transaksi, memverifikasi saldo, dan menutup bulan dengan cepat.

Bendahara Yayasan Rina, 39

  • As a bendahara yayasan, I want to input pemasukan dan pengeluaran per lembaga, so that saldo masing-masing unit selalu akurat.
  • As a bendahara yayasan, I want to upload bukti transaksi, so that setiap pengeluaran bisa diaudit.
  • As a bendahara yayasan, I want to melihat laporan konsolidasi otomatis, so that saya tidak perlu menjumlahkan data manual dari banyak spreadsheet.

Kepala Sekolah Dedi, 51 - Dedi ingin mengajukan kebutuhan dana untuk kegiatan sekolah tanpa harus datang ke kantor yayasan. Ia membutuhkan visibilitas status permintaan dan anggaran yang tersedia.

Kepala Sekolah Dedi, 51

  • As a kepala sekolah, I want to mengajukan permintaan dana beserta estimasi biaya, so that yayasan bisa menilai kebutuhan lebih cepat.
  • As a kepala sekolah, I want to melihat status persetujuan, so that saya tahu kapan dana dapat dipakai.
  • As a kepala sekolah, I want to melihat sisa anggaran unit saya, so that saya tidak melebihi alokasi.

Ketua Yayasan Siti, 47 - Siti bertanggung jawab atas pengawasan dan keputusan strategis. Ia perlu ringkasan kesehatan keuangan lintas lembaga tanpa harus membuka detail transaksi satu per satu.

Ketua Yayasan Siti, 47

  • As a ketua yayasan, I want to melihat dashboard ringkas seluruh lembaga, so that saya bisa memantau kondisi keuangan secara cepat.
  • As a ketua yayasan, I want to membandingkan realisasi vs anggaran per lembaga, so that saya bisa mengambil keputusan alokasi dana.
  • As a ketua yayasan, I want to mengekspor laporan bulanan, so that saya bisa membagikannya ke pengurus atau auditor.

Multi-Lembaga Ledger · High priority

  • Sistem harus memisahkan pencatatan per lembaga sekaligus menyediakan tampilan konsolidasi tingkat yayasan.
  • Mendukung struktur Yayasan > Lembaga > Unit/Program jika diperlukan.
  • Setiap transaksi wajib memiliki atribut lembaga, tanggal, kategori, metode, dan nominal.
  • Dashboard menampilkan saldo per lembaga dan total gabungan yayasan.
  • Transaksi antar-lembaga harus ditandai sebagai transfer internal agar tidak terhitung ganda.
  • Pengguna hanya melihat lembaga sesuai hak akses mereka.

Pencatatan Transaksi · High priority

  • Pengguna dapat mencatat pemasukan, pengeluaran, transfer, dan penyesuaian kas dengan cepat dan konsisten.
  • Form transaksi mendukung nominal, kategori, sumber/destinasi dana, catatan, dan lampiran bukti.
  • Validasi mencegah nominal negatif, tanggal kosong, dan lembaga tidak valid.
  • Mendukung draft dan finalisasi agar entri bisa disiapkan dulu lalu disetujui.
  • Riwayat transaksi dapat dicari berdasarkan tanggal, lembaga, kategori, dan kata kunci.
  • Setiap edit menyimpan audit trail siapa, kapan, dan apa yang diubah.

Anggaran dan Persetujuan · High priority

  • Sistem menyediakan alur permintaan dana dan kontrol anggaran untuk mencegah pengeluaran di luar rencana.
  • Pengguna unit dapat mengajukan permintaan dana dengan rincian biaya.
  • Pengurus dapat menyetujui, menolak, atau meminta revisi.
  • Budget per periode dapat dibuat per lembaga dan per kategori.
  • Sistem menampilkan peringatan saat realisasi mendekati atau melewati budget.
  • Status persetujuan terlihat jelas di daftar dan detail permintaan.

Laporan dan Ekspor · High priority

  • Sistem menghasilkan laporan operasional dan konsolidasi yang siap dipakai untuk rapat, audit, dan pelaporan internal.
  • Laporan kas harian, bulanan, realisasi anggaran, dan ringkasan per lembaga.
  • Ekspor ke PDF dan Excel dengan format yang rapi dan konsisten.
  • Filter laporan berdasarkan rentang tanggal, lembaga, dan kategori.
  • Ringkasan grafik tren pemasukan/pengeluaran untuk manajemen.
  • Laporan menyertakan total konsolidasi dan subtotal per lembaga.

Akses dan Audit · Medium priority

  • Aplikasi harus aman untuk dipakai banyak peran dengan jejak audit yang kuat.
  • Role-based access control untuk admin yayasan, bendahara, kepala sekolah, dan viewer.
  • Login mendukung email/password dan opsional SSO Google Workspace.
  • Audit log mencatat aktivitas penting seperti create, update, approve, delete, dan export.
  • Session timeout dan re-authentication untuk aksi sensitif.
  • Semua perubahan data penting memiliki timestamp dan user actor.

Onboarding Yayasan Baru

  • Daftar akun admin yayasan dan verifikasi email.
  • Buat profil yayasan dengan nama, alamat, dan mata uang default.
  • Tambahkan lembaga pertama dan impor daftar lembaga lainnya.
  • Undang bendahara dan kepala sekolah sesuai peran.
  • Buat kategori kas dan budget awal.
  • Time-to-value target: pengguna harus bisa melihat dashboard kas awal dalam kurang dari 10 menit.

1. Setup Struktur

  • Admin membuat struktur yayasan, lembaga, dan role pengguna sebelum transaksi masuk.
  • Sediakan wizard setup dengan validasi minimal 1 lembaga.
  • Jika data impor gagal, tampilkan baris error yang bisa diperbaiki.
  • Pastikan akses pengguna terbatas hanya pada lembaga yang ditugaskan.

2. Catat Transaksi

  • Pengguna menambahkan pemasukan, pengeluaran, atau transfer dengan form sederhana dan cepat.
  • Auto-save draft jika pengguna berpindah halaman.
  • Validasi nominal, tanggal, dan lembaga sebelum simpan final.
  • Lampiran bukti bisa diunggah dari kamera atau file.

3. Ajukan dan Setujui Dana

  • Unit mengajukan kebutuhan dana lalu pengurus meninjau dan memutuskan.
  • Status permintaan harus jelas: draft, submitted, approved, rejected, need revision.
  • Jika budget tidak cukup, tampilkan peringatan namun tetap izinkan approval manual dengan catatan.
  • Simpan alasan persetujuan atau penolakan.

4. Pantau Dashboard

  • Pengurus melihat posisi kas, tren, dan perbandingan budget secara cepat.
  • Dashboard menampilkan card saldo total dan saldo per lembaga.
  • Grafik harus memuat rentang tanggal standar 30 hari, bulan berjalan, dan tahun berjalan.
  • Jika data belum lengkap, tampilkan empty state yang menjelaskan tindakan berikutnya.

5. Tutup Bulan dan Ekspor

  • Bendahara meninjau transaksi, menyelesaikan koreksi, lalu mengekspor laporan.
  • Checklist penutupan bulan menandai transaksi belum kategori atau belum ada bukti.
  • Ekspor PDF dan Excel harus konsisten dengan tampilan laporan.
  • Semua ekspor dicatat di audit log.

Fitur Lanjutan

  • Budget alert otomatis via email atau WhatsApp ketika realisasi melewati ambang 80% dan 100%.
  • Konsolidasi multi-cabang dengan eliminasi transfer internal.
  • Template laporan khusus untuk kebutuhan yayasan pendidikan dan audit internal.
  • Bulk import transaksi dari Excel dengan mapping kolom.
  • Approval berjenjang untuk nominal tertentu atau kategori sensitif.

Prinsip Antarmuka

  • Tampilan dashboard harus ringkas, dengan angka utama yang mudah dibaca di desktop dan mobile.
  • Gunakan warna status yang konsisten untuk draft, pending, approved, rejected, dan over-budget.
  • Optimalkan untuk pengguna non-teknis dengan form pendek, label jelas, dan bantuan inline.
  • Pastikan aksesibilitas dasar: kontras tinggi, navigasi keyboard, dan ukuran teks yang terbaca.
  • Responsif cepat, target interaksi utama terasa di bawah 200 ms dan halaman laporan di bawah 2 detik pada data wajar.

Yayasan Ar-Rahmah memiliki empat lembaga pendidikan yang selama ini mencatat keuangan di spreadsheet terpisah. Setiap akhir bulan, bendahara menghabiskan berhari-hari menggabungkan data, mencari bukti transaksi, dan memastikan saldo antar lembaga tidak salah hitung.

Dengan YayasanFlow, bendahara mulai dari struktur yayasan yang jelas, lalu mencatat transaksi per lembaga dan mengunggah bukti dalam satu alur. Kepala sekolah bisa mengajukan dana langsung dari sistem, sementara ketua yayasan melihat dashboard konsolidasi dan realisasi anggaran tanpa menunggu rekap manual.

Hasilnya, laporan bulanan selesai jauh lebih cepat, kesalahan input turun drastis, dan pengurus punya visibilitas yang lebih baik untuk mengambil keputusan. Yayasan mendapatkan kontrol keuangan yang lebih rapi, sementara tim operasional menghemat waktu dan mengurangi bolak-balik klarifikasi.

User-Centric Metrics

  • 80% pengguna aktif menyelesaikan pencatatan transaksi dalam waktu kurang dari 2 menit per transaksi.
  • 90% laporan bulanan dapat diakses tanpa bantuan admin sistem.
  • Waktu penutupan buku bulanan turun dari 3-5 hari menjadi kurang dari 4 jam.
  • Minimal 70% permintaan dana mendapatkan status keputusan dalam 24 jam.
  • Skor kepuasan pengguna internal minimal 4.5/5 setelah 2 bulan pemakaian.

Business Metrics

  • Retensi bulanan akun organisasi di atas 75% dalam 6 bulan.
  • Konversi dari demo ke pilot minimal 40%.
  • Minimal 3 yayasan multi-lembaga berbayar dalam 6 bulan pertama.
  • Ekspansi rata-rata menjadi 4 lembaga per akun dalam 12 bulan.
  • Churn logo di bawah 10% dalam tahun pertama.

Technical Metrics

  • Uptime 99.9% per bulan.
  • P95 waktu muat dashboard di bawah 2 detik.
  • P95 simpan transaksi di bawah 500 ms.
  • Tidak ada temuan keamanan kritis pada audit dasar kuartalan.

Tracking Plan

  • track organization_created
  • track institution_added
  • track transaction_created
  • track transaction_approved
  • track budget_alert_triggered
  • track report_exported
  • track month_close_completed

Technical Needs

  • Frontend web responsif dengan Next.js dan TypeScript.
  • Backend API terstruktur dengan Node.js/NestJS atau Next.js API routes untuk MVP.
  • Database relasional PostgreSQL dengan skema multi-tenant.
  • Object storage untuk lampiran bukti transaksi, misalnya Amazon S3 atau Cloudflare R2.
  • Background jobs untuk laporan dan notifikasi menggunakan BullMQ dan Redis.
  • Autentikasi berbasis email/password plus opsi OAuth Google Workspace.
  • Observability dengan logging terpusat, error tracking, dan audit trail immutable.

Integration Points

  • Google Workspace OAuth untuk login organisasi.
  • Midtrans atau Xendit jika nanti dibutuhkan pembayaran atau penyaluran dana.
  • WhatsApp Business API atau Twilio untuk notifikasi approval dan budget alert.
  • Email provider seperti SendGrid atau Resend untuk notifikasi dan reset password.
  • CSV/Excel import-export untuk migrasi dari spreadsheet lama.

Data Storage & Privacy

  • Simpan lampiran bukti transaksi di bucket privat dengan signed URL yang berumur pendek.
  • Terapkan role-based access control dan tenant isolation di level query.
  • Enkripsi data sensitif saat transit dengan TLS dan saat tersimpan dengan enkripsi database/storage.
  • Sediakan kebijakan retensi data dan penghapusan akun sesuai permintaan organisasi.
  • Siapkan dasar kepatuhan privasi yang relevan untuk data pengguna dan pengurus, termasuk prinsip minimisasi data serta dukungan permintaan akses/penghapusan.

Scalability & Performance

  • Gunakan indeks database pada organization_id, institution_id, transaction_date, dan status.
  • Cache ringkasan dashboard agar beban query laporan tidak mengganggu transaksi.
  • Pisahkan proses ekspor laporan besar ke background job.
  • Rancang pagination dan server-side filtering untuk daftar transaksi besar.

Potential Challenges

  • Struktur akun tiap yayasan bisa berbeda-beda; mitigasi dengan konfigurasi kategori dan lembaga yang fleksibel.
  • Migrasi dari spreadsheet rawan error; mitigasi dengan import wizard, preview, dan validasi baris gagal.
  • Pengguna non-teknis bisa kesulitan; mitigasi dengan onboarding singkat, empty state yang jelas, dan form sederhana.
  • Risiko akses data lintas lembaga; mitigasi dengan pengujian tenant isolation dan review permission berkala.
  • Laporan konsolidasi bisa lambat saat data bertambah; mitigasi dengan agregasi harian dan background summarization.

Team & resourcing - Small team - 2 engineers, 1 designer, 1 QA part-time, part-time PM.

Phase 1: MVP Foundation · Weeks 1-4

  • Auth, organisasi, lembaga, dan role dasar.
  • Form transaksi pemasukan, pengeluaran, dan transfer.
  • Dashboard saldo per lembaga dan total yayasan.
  • Audit log dasar dan upload lampiran bukti.

Phase 2: Budget and Approval · Weeks 5-8

  • Pengajuan dana dan alur approval.
  • Budget per lembaga dan kategori.
  • Peringatan over-budget.
  • Notifikasi email untuk status approval.

Phase 3: Reporting and Export · Weeks 9-12

  • Laporan kas, realisasi budget, dan ringkasan konsolidasi.
  • Ekspor PDF dan Excel.
  • Filter laporan dan pencarian transaksi.
  • Optimasi performa untuk data menengah.

Phase 4: Pilot Hardening · Weeks 13-16

  • Import dari Excel.
  • Opsi WhatsApp alert dan Google Workspace login.
  • Peningkatan permission, audit trail, dan error handling.
  • Persiapan pilot multi-lembaga dengan monitoring usage.

Paste this into Cursor, Bolt, Lovable, or v0 to start building.

Build a multi-tenant web app called YayasanFlow for foundation finance management across multiple education institutions.

Goal: help a foundation manage income, expenses, transfers, budgets, approvals, reports, and audit trails across several schools/units in one system.

Use stack: Next.js 14 + TypeScript, Tailwind CSS, shadcn/ui, PostgreSQL, Prisma, NextAuth or Auth.js, Redis for jobs, S3-compatible storage for attachments, Chart.js or Recharts for dashboards.

Core screens:
1. Login and onboarding wizard for a new foundation
2. Foundation dashboard showing total cash, per-institution balances, monthly trends, budget usage
3. Institutions management page
4. Transactions list and create/edit transaction form with receipt upload
5. Budget management page by institution and category
6. Fund request and approval workflow page
7. Reports page with PDF/Excel export
8. Audit log page
9. User management and role permissions page

Data model:
Organization/Foundation, Institution, User, Role, Membership, Category, Account/Cashbox, Transaction, TransactionAttachment, Budget, FundRequest, Approval, AuditLog, ExportJob.
Transactions must support income, expense, internal transfer, adjustment, status draft/submitted/approved/rejected, and belong to one institution. Include tenant isolation by organization_id everywhere.

Key flows:
Foundation admin creates organization, adds institutions, invites users, sets roles.
Bendahara records transactions with validation and attachments.
School head submits fund requests with estimated cost and notes.
Approvers review, approve/reject/request revision, and the system logs every action.
Reports can be filtered by date range, institution, category, and exported to PDF/XLSX.

Requirements:
Implement responsive UI for desktop and mobile, accessible form labels and keyboard navigation, server-side validation, pagination, search, filters, and empty states.
Use PostgreSQL with Prisma schema and migrations, add seed data for a sample foundation with 3 institutions.
Create API routes/server actions for CRUD, approval workflow, report generation, and audit logging.
Add role-based access control so users only see assigned institutions.
Include sample dashboards, charts, and activity timeline.
Make the app production-ready but focused on an MVP that can be demoed end-to-end.

Business Idea

saya ingin membuat aplikasi keuangan untuk yayasan yang terdapat beberapa lembaga pendidikan

Make My PRD

Design by The Resonance | Powered by GPC – The AI Transformation Company

    PRD: saya ingin membuat aplikasi keuangan untuk yayasan yang...