StokKantor

Kelola stok kantor dengan cepat, rapi, dan selalu akurat.

StokKantor adalah aplikasi inventory barang untuk kantor kecil hingga menengah yang membantu tim melacak aset, persediaan habis pakai, dan pergerakan barang dalam satu tempat. Produk ini dirancang untuk admin operasional, finance, dan procurement agar stok selalu terkontrol, pembelian lebih tepat waktu, dan kehilangan barang bisa diminimalkan.

Business Goals

  • Mengurangi selisih stok fisik vs sistem hingga di bawah 2% dalam 3 bulan setelah implementasi.
  • Meningkatkan akurasi pencatatan masuk dan keluar barang hingga 98% dalam 90 hari.
  • Mempercepat proses stock opname bulanan dari rata-rata 4 jam menjadi di bawah 1,5 jam dalam 2 bulan.
  • Menurunkan kejadian stockout barang kantor kritikal sebesar 40% dalam 6 bulan.
  • Mencapai adopsi aktif minimal 80% dari pengguna yang ditargetkan dalam 60 hari pertama.

User Goals

  • Pengguna dapat melihat jumlah stok terbaru per barang dan lokasi secara real-time.
  • Pengguna dapat mencatat barang masuk, barang keluar, dan penyesuaian stok dengan cepat.
  • Pengguna dapat menerima peringatan saat stok mendekati minimum.
  • Pengguna dapat menjalankan stock opname tanpa harus memakai spreadsheet terpisah.
  • Pengguna dapat melacak histori pergerakan barang untuk audit internal.

Non-Goals

  • Tidak mencakup modul akuntansi penuh atau pencatatan jurnal otomatis.
  • Tidak mencakup pengadaan vendor end-to-end atau negosiasi harga.
  • Tidak mencakup pemindaian barcode berbasis perangkat keras khusus pada versi awal.
  • Tidak mencakup manajemen gudang multi-cabang yang kompleks pada fase MVP.

Admin Operasional Rina, 32 - Rina bertanggung jawab atas ketersediaan barang kantor seperti ATK, tinta printer, dan perlengkapan pantry. Ia butuh sistem sederhana yang bisa dipakai harian tanpa pelatihan panjang.

Admin Operasional Rina, 32

  • As a admin operasional, I want to mencatat barang masuk dan keluar dalam beberapa klik, so that stok tetap akurat tanpa mengganggu pekerjaan lain.
  • As a admin operasional, I want to melihat barang yang hampir habis, so that saya bisa restock sebelum terjadi kekosongan.
  • As a admin operasional, I want to menyesuaikan stok saat hasil opname berbeda, so that data sistem sesuai kondisi nyata.

Finance Staff Budi, 41 - Budi memantau pengeluaran operasional dan butuh data stok untuk membantu keputusan pembelian. Ia fokus pada kontrol biaya dan riwayat transaksi.

Finance Staff Budi, 41

  • As a finance staff, I want to melihat riwayat pemakaian barang per periode, so that saya bisa menganalisis pola konsumsi dan biaya.
  • As a finance staff, I want to mengekspor laporan stok dan mutasi, so that saya dapat memakai data untuk laporan internal.
  • As a finance staff, I want to memverifikasi penyesuaian stok yang besar, so that pengeluaran dan loss bisa diaudit.

Procurement Lead Dita, 37 - Dita mengurus pembelian ulang dan perlu rekomendasi kapan harus order. Ia ingin proses yang jelas agar tidak terjadi pembelian mendadak.

Procurement Lead Dita, 37

  • As a procurement lead, I want to menerima notifikasi reorder point, so that saya bisa memesan barang sebelum stok habis.
  • As a procurement lead, I want to melihat lead time dan histori pemakaian, so that saya bisa menentukan jumlah pembelian yang tepat.
  • As a procurement lead, I want to mengelompokkan barang per kategori dan lokasi, so that perencanaan pengadaan lebih terstruktur.

Manajemen Master Barang · High priority

  • Sistem harus menyediakan katalog barang sebagai sumber data utama untuk semua transaksi inventory.
  • Pengguna dapat membuat, mengedit, mengarsipkan, dan mencari barang berdasarkan nama, SKU, kategori, dan lokasi.
  • Setiap barang menyimpan satuan, stok minimum, stok maksimum, harga satuan opsional, dan foto opsional.
  • Duplikasi SKU harus ditolak dengan pesan validasi yang jelas.
  • Barang dapat diberi status aktif, habis, atau diarsipkan tanpa menghapus histori transaksi.

Transaksi Stok · High priority

  • Sistem harus mencatat semua perubahan stok sebagai transaksi yang dapat diaudit.
  • Tersedia transaksi barang masuk, barang keluar, penyesuaian, dan transfer lokasi jika diaktifkan.
  • Setiap transaksi menyimpan tanggal, jumlah, pengguna, catatan, dan referensi dokumen.
  • Sistem harus menghitung stok tersisa otomatis setelah transaksi tersimpan.
  • Transaksi dengan jumlah nol atau stok keluar melebihi ketersediaan harus ditolak atau memerlukan override sesuai hak akses.

Stock Opname · High priority

  • Sistem harus mendukung proses pencocokan stok fisik dengan stok sistem.
  • Pengguna dapat membuat sesi stock opname berdasarkan kategori, lokasi, atau seluruh gudang kantor.
  • Pengguna memasukkan hitungan fisik per barang, lalu sistem menampilkan selisih secara otomatis.
  • Hasil opname dapat disimpan sebagai penyesuaian stok dengan log alasan.
  • Sistem harus menyimpan histori sesi opname untuk audit dan review.

Notifikasi dan Reorder · Medium priority

  • Sistem harus membantu mencegah stockout melalui peringatan stok minimum.
  • Notifikasi dikirim saat stok turun di bawah batas minimum yang ditentukan.
  • Pengguna dapat mengatur metode notifikasi melalui email dan in-app alert.
  • Sistem menampilkan daftar barang prioritas restock di dashboard.
  • Pengguna dapat menandai notifikasi sebagai ditinjau atau diselesaikan.

Laporan dan Ekspor · Medium priority

  • Sistem harus menyediakan laporan operasional yang dapat dipakai manajemen dan finance.
  • Tersedia laporan stok saat ini, mutasi barang, barang paling sering keluar, dan item mendekati habis.
  • Pengguna dapat mengekspor data ke CSV dan XLSX.
  • Filter laporan harus mendukung rentang tanggal, kategori, lokasi, dan status barang.
  • Laporan harus dapat diunduh tanpa memblokir penggunaan aplikasi.

Onboarding Awal dan Setup Inventory

  • Pengguna membuat akun dan memilih peran organisasi dalam waktu kurang dari 2 menit.
  • Pengguna menambahkan lokasi penyimpanan utama seperti kantor pusat, pantry, atau ruang arsip.
  • Pengguna mengimpor daftar barang dari CSV atau menambah 5–10 item pertama secara manual.
  • Pengguna mengatur stok minimum untuk barang kritikal.
  • Dalam 10 menit pertama, pengguna sudah bisa melihat dashboard stok dan mencatat transaksi pertama.

1. Login dan Masuk Dashboard

  • Pengguna masuk ke dashboard yang menampilkan ringkasan stok, item kritikal, dan aktivitas terbaru.
  • Jika autentikasi gagal, tampilkan pesan yang spesifik tanpa mengungkap detail sensitif.
  • Dashboard harus memuat kartu stok habis, stok minimum, dan transaksi terbaru.
  • Waktu muat awal target di bawah 2 detik pada koneksi kantor standar.

2. Tambah atau Impor Barang

  • Pengguna membuat master barang secara manual atau melalui impor CSV untuk mempercepat setup.
  • Validasi SKU unik, satuan wajib, dan nama barang tidak boleh kosong.
  • Jika impor CSV gagal pada sebagian baris, sistem harus menampilkan baris mana yang bermasalah tanpa membatalkan semua data.
  • Sediakan contoh template CSV yang siap diunduh.

3. Catat Transaksi Stok

  • Pengguna mencatat barang masuk, keluar, atau penyesuaian dari halaman transaksi cepat.
  • Form transaksi harus memaksa pemilihan barang dan jumlah positif.
  • Untuk stok keluar, sistem mengecek ketersediaan dan memberi peringatan jika stok tidak cukup.
  • Setiap transaksi menghasilkan histori yang tidak dapat diubah tanpa izin admin.

4. Pantau dan Tindak Lanjut

  • Pengguna memantau notifikasi reorder dan daftar barang prioritas melalui dashboard.
  • Barang dengan stok di bawah minimum tampil dengan badge merah dan urutan prioritas tertinggi.
  • Pengguna dapat membuka detail barang untuk melihat tren pemakaian 30 hari terakhir.
  • Notifikasi yang sudah ditindaklanjuti dapat ditutup untuk mengurangi spam.

5. Stock Opname dan Rekonsiliasi

  • Pengguna menjalankan stock opname periodik untuk mencocokkan stok fisik dan sistem.
  • Sistem menyediakan mode input cepat per item untuk mempercepat hitung fisik.
  • Jika selisih melebihi ambang tertentu, minta alasan penyesuaian sebelum simpan.
  • Setelah opname selesai, sistem mencatat hasil dan memperbarui stok secara otomatis.

Fitur Lanjutan dan Edge Case

  • Role-based access control untuk membatasi siapa yang bisa menyesuaikan stok atau mengekspor data sensitif.
  • Multi-lokasi sederhana untuk memindahkan barang antar ruangan atau divisi.
  • Audit trail lengkap untuk setiap perubahan data master dan transaksi.
  • Impor massal dengan validasi duplikasi dan preview sebelum commit.
  • Mode read-only untuk auditor atau manajer yang hanya perlu melihat laporan.

Prinsip UI dan Interaksi

  • Tampilan ringkas dengan fokus pada angka stok, notifikasi, dan aksi cepat.
  • Aksesibilitas WCAG dasar: kontras tinggi, navigasi keyboard, dan label form yang jelas.
  • Desain mobile-friendly untuk input cepat di lapangan atau gudang kecil.
  • Gunakan tabel yang bisa difilter dan dicari tanpa membuat layar penuh sesak.
  • Respons cepat dengan skeleton loading dan empty state yang informatif.

Rina di bagian operasional selama ini mencatat stok alat tulis di spreadsheet. Saat printer kehabisan tinta atau kertas, ia baru sadar setelah pengguna lain komplain, sementara data pemakaian bulan lalu sulit dicari kembali.

Setelah memakai StokKantor, Rina mengimpor daftar barang, menetapkan stok minimum, dan mulai mencatat keluar-masuk barang dalam hitungan detik. Saat stok tinta mendekati batas minimum, sistem mengirim peringatan sehingga pembelian bisa dilakukan sebelum habis.

Budi di finance kini bisa melihat mutasi dan laporan bulanan tanpa meminta file terpisah, dan Dita di procurement punya dasar yang jelas untuk restock. Hasilnya, kantor mengurangi stockout, mempercepat stock opname, dan punya kontrol biaya yang lebih baik.

User-Centric Metrics

  • 80% pengguna aktif melakukan minimal 3 transaksi stok per minggu dalam 60 hari.
  • Waktu rata-rata pencatatan transaksi turun ke bawah 30 detik per item.
  • Akurasi hasil stock opname mencapai minimal 98% kecocokan sistem vs fisik.
  • Minimal 90% notifikasi stok minimum ditindaklanjuti dalam 2 hari kerja.
  • Jumlah kasus stok habis untuk barang kritikal turun 40% dalam 6 bulan.

Business Metrics

  • Retensi bulanan tim internal di atas 85% setelah 3 bulan.
  • Konversi dari trial ke penggunaan aktif minimal 60% dalam 30 hari.
  • Pengurangan biaya pembelian darurat sebesar 20% dalam 6 bulan.
  • Minimal 1 ekspansi lokasi atau divisi baru per 6 bulan pada organisasi yang tumbuh.

Technical Metrics

  • Uptime layanan 99,5% per bulan.
  • P95 response time di bawah 300 ms untuk endpoint utama.
  • Zero critical security issue yang tidak ditangani dalam 7 hari.
  • Keberhasilan backup harian 100% dan restore test berhasil minimal sekali per bulan.

Tracking Plan

  • event inventory_item_created saat barang baru dibuat.
  • event stock_transaction_created saat barang masuk, keluar, atau penyesuaian disimpan.
  • event stock_below_minimum_triggered saat sistem mendeteksi stok kritis.
  • event stock_take_started saat sesi opname dibuat.
  • event stock_take_completed saat opname disimpan dan selisih dihitung.
  • event report_exported saat pengguna mengunduh CSV atau XLSX.
  • event notification_closed saat notifikasi reorder ditandai selesai.

Technical Needs

  • Frontend web modern dengan React dan TypeScript.
  • Backend API terstruktur menggunakan Node.js dengan NestJS atau Express yang rapi.
  • Database relasional PostgreSQL untuk transaksi, histori, dan audit trail.
  • ORM seperti Prisma untuk skema yang jelas dan migrasi aman.
  • Autentikasi berbasis JWT atau session dengan refresh token yang aman.
  • Background job queue seperti BullMQ untuk notifikasi dan ekspor laporan.
  • File storage untuk impor CSV dan lampiran opsional menggunakan S3-compatible storage.

Integration Points

  • Google Workspace atau Microsoft 365 untuk SSO email bila dibutuhkan.
  • Email service seperti SendGrid atau AWS SES untuk notifikasi stok minimum.
  • Storage seperti AWS S3, Cloudflare R2, atau Supabase Storage.
  • Analytics seperti PostHog atau GA4 untuk pelacakan event produk.
  • Webhook internal atau Zapier untuk sinkronisasi dengan sistem pembelian jika diperlukan.

Data Storage & Privacy

  • Simpan hanya data personal minimum: nama, email, peran, dan log aktivitas yang relevan.
  • Audit trail harus mencatat perubahan penting tanpa menyimpan data sensitif yang tidak perlu.
  • Enkripsi data in transit dengan TLS dan data at rest di database dan storage.
  • Sediakan kebijakan retensi data untuk log dan file impor, misalnya 12–24 bulan.
  • Siapkan dasar kepatuhan privasi yang relevan seperti GDPR/CCPA untuk pengguna internasional, termasuk hak akses dan penghapusan data akun.

Scalability & Performance

  • Gunakan pagination dan server-side filtering untuk tabel barang dan histori transaksi.
  • Siapkan indeks database pada SKU, kategori, lokasi, dan tanggal transaksi.
  • Ekspor laporan harus diproses async agar tidak membebani UI.
  • Optimalkan untuk 10 ribu hingga 100 ribu baris transaksi tanpa degradasi berat pada penggunaan harian.

Potential Challenges

  • Risiko data stok tidak akurat karena input manual; mitigasi dengan validasi, audit trail, dan stock opname berkala.
  • Risiko adopsi rendah karena pengguna masih memakai spreadsheet; mitigasi dengan impor CSV, onboarding singkat, dan UI transaksi cepat.
  • Risiko konflik data saat beberapa user mengedit item yang sama; mitigasi dengan optimistic locking dan riwayat perubahan.
  • Risiko notifikasi berlebihan; mitigasi dengan pengaturan ambang minimum dan digest email harian.
  • Risiko performa lambat saat data membesar; mitigasi dengan pagination, indexing, caching ringkas, dan job async.

Team & resourcing - Small team - 2 engineers, 1 designer, part-time PM

Phase 1: MVP Inventory · Weeks 1–4

  • Login dan role dasar admin/user
  • Master barang CRUD
  • Transaksi barang masuk, keluar, dan penyesuaian
  • Dashboard ringkas stok dan aktivitas terbaru
  • Database schema awal dan audit log dasar

Phase 2: Stock Opname dan Notifikasi · Weeks 5–7

  • Sesi stock opname dengan hitung fisik
  • Perhitungan selisih dan penyesuaian otomatis
  • Stok minimum dan alert in-app
  • Email notifikasi dasar untuk item kritikal
  • Filter dan pencarian pada daftar barang

Phase 3: Reporting dan Ekspor · Weeks 8–10

  • Laporan stok, mutasi, dan barang kritikal
  • Ekspor CSV dan XLSX
  • Ringkasan pemakaian per periode
  • Role read-only untuk finance atau auditor
  • Peningkatan performa query dan pagination penuh

Phase 4: Hardening dan Scale Ready · Weeks 11–12

  • Impor CSV dengan preview dan error handling
  • Optimasi audit trail dan backup otomatis
  • Perbaikan UX onboarding dan empty state
  • Monitoring error, logging, dan analytics event
  • Persiapan multi-lokasi sederhana

Paste this into Cursor, Bolt, Lovable, or v0 to start building.

Build a web-based inventory management app called StokKantor for office use in Indonesian.

Goal: help office admins track stock in/out, stock adjustments, stock opname, low-stock alerts, and reporting for office supplies and consumables.

Tech stack:
Frontend: Next.js 14, React, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn/ui
Backend: Next.js API routes or NestJS style modular API if easier
Database: PostgreSQL
ORM: Prisma
Auth: NextAuth or custom email/password auth with role-based access control
File storage: S3-compatible storage for CSV import templates and attachments
Jobs/notifications: BullMQ or simple cron worker for low-stock alerts and report exports
Analytics: PostHog event tracking

Primary screens:
1. Login and onboarding setup
2. Dashboard with stock summary, low-stock items, recent activity
3. Barang page with searchable/filterable table, create/edit/archive item modal
4. Transaksi page for barang masuk, keluar, adjustment, transfer optional
5. Stock opname page with create session, count input, variance view, finalize adjustment
6. Reports page with stock snapshot, movement history, top used items, export CSV/XLSX
7. Settings page for roles, locations, minimum stock thresholds, notification preferences

Core features:
1. Master items with SKU, name, category, unit, min stock, max stock, optional price, status, location, optional photo
2. Transaction audit trail for every stock change with timestamp, user, note, and reference document
3. Automatic stock calculation and validation so stock out cannot exceed available quantity unless privileged override is allowed
4. Low stock alerts in-app and via email
5. CSV import with preview, row-level validation, duplicate SKU detection, and downloadable template
6. Stock opname workflow with counted quantities, variance calculation, and finalize adjustment
7. Reporting and export with date/category/location filters
8. Role-based permissions for admin, operator, finance, and read-only auditor

Data model:
User(id, name, email, passwordHash, role, isActive)
Location(id, name, description)
Category(id, name)
Item(id, sku, name, description, unit, categoryId, locationId, minStock, maxStock, price, status, photoUrl)
StockBalance(id, itemId, locationId, quantity)
StockTransaction(id, type[inbound|outbound|adjustment|transfer], itemId, fromLocationId, toLocationId, quantity, note, referenceNo, createdById, createdAt)
StockTake(id, name, locationId, status[draft|completed], createdById, createdAt)
StockTakeLine(id, stockTakeId, itemId, systemQuantity, countedQuantity, variance)
Notification(id, type, itemId, userId, status, createdAt)
AuditLog(id, actorId, action, entityType, entityId, beforeJson, afterJson, createdAt)

Requirements:
- Indonesian language UI copy by default.
- Make the UI fast, simple, and mobile-friendly for office staff.
- Use server-side pagination and filtering for tables.
- Provide validation and error states for duplicates, missing required fields, and insufficient stock.
- Include empty states, skeleton loading, and accessible forms with labels and keyboard navigation.
- Seed sample data for office inventory items like paper, toner, pens, and cleaning supplies.

Deliver a working MVP with clean architecture, reusable components, and polished UI. Include API routes, database migrations, sample seed data, and basic analytics events for item creation, transaction creation, low-stock alert, stock take start/complete, and export.

Business Idea

saya ingin membuat sebuah program inventory barang untuk kantor saya. gunakan bahasa indonesia prd nya.

Make My PRD

Design by The Resonance | Powered by GPC – The AI Transformation Company