SembakoStock
Kelola stok toko sembako tanpa ribet, cepat, dan rapi.
SembakoStock adalah sistem inventaris barang berbasis web untuk toko sembako kecil hingga menengah yang dibangun dengan Laravel. Produk ini membantu pemilik toko dan staf mencatat barang masuk-keluar, memantau stok minimum, dan melihat kondisi persediaan secara real time agar tidak terjadi kehabisan atau penumpukan barang.
Business Goals
- Mengurangi kasus stok kosong pada item fast-moving sebesar 40% dalam 3 bulan pertama.
- Meningkatkan akurasi data stok sampai 95% dalam 60 hari setelah implementasi.
- Mempercepat proses opname dan pencatatan barang minimal 50% dibanding manual dalam 8 minggu.
- Mencapai adopsi aktif harian oleh minimal 80% staf toko yang diberi akses dalam 30 hari.
- Menurunkan selisih stok fisik versus sistem menjadi di bawah 3% per bulan.
User Goals
- Pengguna bisa menambah, mengubah, dan mencari data barang dengan cepat.
- Pengguna bisa mencatat barang masuk dan barang keluar tanpa bingung.
- Pengguna bisa melihat stok menipis sebelum benar-benar habis.
- Pengguna bisa melakukan stok opname dan melihat selisihnya.
- Pemilik toko bisa memantau ringkasan persediaan dari satu dashboard.
Non-Goals
- Bukan sistem akuntansi penuh untuk jurnal, laporan laba rugi, atau neraca.
- Bukan marketplace atau sistem distribusi antar toko.
- Bukan aplikasi POS kasir lengkap dengan pembayaran dan struk pelanggan.
- Bukan optimasi gudang multi-lokasi tingkat enterprise pada versi awal.
Pemilik Toko Rina, 38 - Pemilik toko sembako yang mengurus stok, belanja barang, dan keputusan restock. Ia butuh gambaran cepat kondisi persediaan tanpa harus mengecek buku catatan atau chat supplier.
Pemilik Toko Rina, 38
- As a pemilik toko, saya ingin melihat barang yang hampir habis, sehingga saya bisa segera restock sebelum kehabisan.
- As a pemilik toko, saya ingin melihat ringkasan stok hari ini, sehingga saya tahu barang mana yang paling cepat bergerak.
- As a pemilik toko, saya ingin membatasi akses staf, sehingga data stok tetap aman dan rapi.
Staf Gudang Budi, 27 - Staf yang mencatat barang masuk dari supplier dan pengeluaran barang untuk display atau penjualan. Ia perlu input yang cepat, minim salah, dan bisa dipakai di HP.
Staf Gudang Budi, 27
- As a staf gudang, saya ingin scan atau cari barang lalu input jumlah masuk, sehingga pencatatan lebih cepat.
- As a staf gudang, saya ingin ada validasi stok tidak boleh minus, sehingga kesalahan input bisa dicegah.
- As a staf gudang, saya ingin melihat riwayat transaksi barang, sehingga saya bisa menelusuri perubahan stok.
Admin Operasional Sari, 31 - Pengguna yang mengelola master data barang, kategori, satuan, dan laporan untuk pemilik toko. Ia membutuhkan data yang konsisten dan mudah diekspor.
Admin Operasional Sari, 31
- As a admin operasional, saya ingin mengelola kategori dan satuan barang, sehingga data produk tetap seragam.
- As a admin operasional, saya ingin mengekspor laporan stok ke Excel, sehingga saya bisa membagikannya ke pemilik toko atau supplier.
- As a admin operasional, saya ingin mencatat stok opname, sehingga selisih fisik dan sistem bisa dianalisis.
Manajemen Master Barang · High priority
- Sistem harus memungkinkan pengelolaan data barang sembako secara terstruktur agar stok bisa dilacak per item.
- CRUD barang dengan field minimal: nama barang, SKU/kode internal, kategori, satuan, harga beli, harga jual, stok minimum, lokasi rak.
- Pencarian cepat berdasarkan nama barang, SKU, dan kategori.
- Validasi duplikasi SKU dan nama barang yang sangat mirip untuk mengurangi data ganda.
- Import data awal dari file Excel/CSV untuk migrasi dari pencatatan manual.
Transaksi Stok Masuk dan Keluar · High priority
- Sistem harus mencatat setiap pergerakan stok agar jumlah persediaan selalu terbarui dan dapat diaudit.
- Pencatatan stok masuk dari supplier dengan tanggal, jumlah, harga beli, dan catatan invoice.
- Pencatatan stok keluar untuk penjualan internal, rusak, retur, atau pemakaian lain.
- Stok tidak boleh menjadi minus kecuali jika admin memiliki izin khusus.
- Setiap transaksi harus menulis audit log siapa yang mengubah data dan kapan.
Notifikasi Stok Minimum · High priority
- Sistem harus memberi peringatan saat stok mendekati batas minimum agar pemilik toko bisa restock tepat waktu.
- Daftar barang low stock di dashboard dan halaman khusus.
- Notifikasi email atau WhatsApp opsional saat stok turun di bawah ambang batas.
- Ambang batas dapat diatur per barang.
- Peringatan harus menampilkan estimasi jumlah yang perlu dibeli berdasarkan target stok.
Stok Opname dan Audit · Medium priority
- Sistem harus mendukung perhitungan fisik berkala dan membandingkannya dengan data sistem untuk menemukan selisih.
- Buat sesi opname per tanggal dan per kategori atau lokasi rak.
- Input jumlah fisik per barang dan hitung selisih otomatis.
- Simpan alasan selisih seperti rusak, hilang, atau salah input.
- Kunci periode opname agar data tidak berubah tanpa jejak audit.
Laporan dan Ekspor · Medium priority
- Sistem harus menyajikan laporan yang mudah dipahami untuk membantu keputusan pembelian dan kontrol persediaan.
- Laporan stok saat ini, barang masuk-keluar, dan barang low stock.
- Filter berdasarkan tanggal, kategori, supplier, dan rak.
- Ekspor ke Excel dan PDF untuk kebutuhan administrasi.
- Dashboard menampilkan metrik sederhana seperti total item aktif, nilai stok, dan transaksi hari ini.
Onboarding Cepat Toko Baru
- Daftar atau masuk sebagai pemilik toko.
- Buat profil toko dan isi nama, alamat, serta mata uang.
- Import daftar barang awal dari Excel atau tambahkan 10 item pertama secara manual.
- Atur kategori, satuan, dan stok minimum untuk barang penting.
- Sistem menampilkan dashboard awal dengan stok rendah dan transaksi terbaru dalam kurang dari 5 menit.
- Mulai catat barang masuk dan keluar tanpa perlu pelatihan panjang.
1. Dashboard Ringkas
- Pengguna langsung melihat kondisi toko saat login.
- Tampilkan total item, stok rendah, transaksi hari ini, dan nilai stok perkiraan.
- Jika data belum lengkap, tampilkan empty state yang mengarahkan ke import barang.
- Gunakan kartu ringkas yang bisa dibaca jelas di layar HP.
2. Kelola Master Barang
- Pengguna menambah atau mencari barang dengan cepat.
- Form harus memvalidasi SKU unik, angka untuk stok minimum, dan format harga.
- Sediakan pencarian instan dan filter kategori untuk item yang banyak.
- Tampilkan peringatan jika barang yang akan dihapus masih punya histori transaksi.
3. Catat Stok Masuk dan Keluar
- Pengguna membuat transaksi stok secara cepat dari satu layar.
- Pilih barang, isi jumlah, alasan transaksi, lalu simpan.
- Sistem otomatis menghitung stok baru dan menolak pengurangan yang membuat stok minus.
- Jika input tidak valid, tampilkan pesan error spesifik di field terkait.
4. Pantau Stok Minimum
- Pengguna memantau barang yang perlu dibeli kembali.
- Daftar low stock diurutkan dari yang paling kritis.
- Klik item untuk melihat riwayat transaksi dan saran restock.
- Bisa tandai barang sebagai sudah dipesan agar tidak memicu notifikasi berulang.
5. Opname dan Laporan
- Pengguna melakukan pengecekan fisik dan meninjau hasilnya.
- Buat sesi opname berdasarkan tanggal atau kategori.
- Hitung selisih otomatis dan simpan alasan koreksi.
- Ekspor laporan saat selesai untuk arsip atau dikirim ke pemilik toko.
Fitur Lanjutan untuk Toko yang Lebih Sibuk
- Barcode scanning via kamera HP untuk mempercepat pencarian item.
- Role-based access control untuk pemilik, admin, dan staf gudang.
- Multi-location sederhana per rak atau gudang kecil.
- Riwayat audit lengkap untuk setiap perubahan data.
- Mode offline-first terbatas untuk input transaksi sementara saat koneksi buruk, lalu sinkron saat online.
Tampilan yang Cepat Dibaca dan Mudah Dipakai
- Antarmuka mobile-first dengan tombol besar dan input minimal.
- Kontras tinggi dan label jelas agar mudah dipakai di gudang atau area terang.
- State loading dan empty state yang informatif, bukan layar kosong.
- Responsif di layar kecil dan desktop, dengan fokus utama pada pencatatan cepat.
- Aksesibilitas dasar seperti navigasi keyboard, label form, dan pesan error yang spesifik.
Rina mengelola toko sembako kecil yang setiap hari sibuk menerima barang dari supplier dan melayani pembeli. Sebelum memakai sistem baru, ia sering terlambat tahu bahwa gula, minyak, atau telur sudah menipis karena pencatatan masih di buku dan chat WhatsApp.
Setelah memakai SembakoStock, Rina bisa melihat stok rendah langsung dari dashboard, sementara staf gudang mencatat barang masuk dan keluar dari HP dalam hitungan detik. Saat stok minimum terlewati, sistem memberi peringatan sehingga Rina bisa restock tepat waktu dan mengurangi kehilangan penjualan akibat barang habis.
Dalam beberapa minggu, data stok menjadi lebih rapi, opname lebih cepat, dan selisih fisik turun drastis. Toko juga lebih siap tumbuh karena keputusan pembelian kini berbasis data, bukan perkiraan.
User-Centric Metrics
- Waktu input transaksi stok rata-rata di bawah 30 detik per item.
- Akurasi stok sistem versus fisik mencapai minimal 95%.
- Tingkat penyelesaian opname bulanan di atas 90%.
- Persentase barang low stock yang ditindaklanjuti dalam 48 jam mencapai 80%.
- Skor kepuasan pengguna internal minimal 4,5 dari 5 setelah 2 bulan.
Business Metrics
- Konversi toko yang mengaktifkan akun menjadi pengguna aktif mingguan minimal 70% dalam 30 hari.
- Retensi bulanan pengguna toko di atas 85% setelah 3 bulan.
- Pertumbuhan jumlah toko aktif 15% per kuartal setelah peluncuran MVP.
- Penurunan komplain terkait stok kosong sebesar 30% dalam 3 bulan.
Technical Metrics
- Uptime aplikasi minimal 99,5% per bulan.
- Waktu respon API p95 di bawah 300 ms untuk operasi utama.
- Error rate transaksi stok di bawah 1% per 10.000 request.
- Seluruh akses sensitif tercatat di audit log dengan cakupan 100%.
Tracking Plan
- Track sign_up_completed saat toko berhasil dibuat.
- Track inventory_item_created saat barang baru ditambahkan.
- Track stock_in_recorded saat stok masuk disimpan.
- Track stock_out_recorded saat stok keluar disimpan.
- Track low_stock_alert_viewed saat pengguna membuka daftar stok minimum.
- Track stock_opname_completed saat sesi opname selesai.
- Track report_exported saat laporan diunduh ke Excel atau PDF.
Technical Needs
- Laravel 11 sebagai backend utama dengan Blade atau Inertia untuk admin web.
- MySQL atau PostgreSQL untuk data transaksi dan master barang.
- Redis untuk cache, queue, dan pengiriman notifikasi terjadwal.
- Laravel Queue dan Scheduler untuk reminder stok minimum dan laporan berkala.
- Spatie Laravel Permission untuk role dan akses.
- Laravel Excel untuk import dan export data.
- Audit logging middleware untuk jejak perubahan stok.
Integration Points
- WhatsApp Cloud API atau Twilio untuk notifikasi stok minimum.
- SMTP atau layanan email seperti SendGrid untuk email alert.
- Google Sheets export optional untuk pemilik yang masih pakai spreadsheet.
- Login Google Workspace optional untuk admin yang ingin SSO sederhana.
Data Storage & Privacy
- Simpan data toko terisolasi per tenant agar satu toko tidak bisa melihat data toko lain.
- Gunakan soft deletes dan audit log untuk perubahan penting seperti barang dan transaksi.
- Enkripsi data sensitif seperti token integrasi dan kredensial notifikasi.
- Sediakan kebijakan retensi data untuk log dan backup minimal 90 hari.
- Pastikan ekspor data hanya bisa dilakukan oleh role berwenang dan sesuai prinsip minimisasi data.
Scalability & Performance
- Index pada kolom SKU, nama barang, kategori, dan tanggal transaksi untuk pencarian cepat.
- Paginasi server-side untuk daftar barang dan riwayat transaksi.
- Queue semua notifikasi dan export agar UI tetap responsif.
- Optimalkan dashboard agar memuat metrik dari query agregat, bukan scan tabel penuh.
Potential Challenges
- Risiko input ganda dari staf yang berbeda dalam waktu berdekatan; mitigasi dengan transaksi database dan optimistic locking.
- Risiko data stok tidak sinkron karena import awal yang buruk; mitigasi dengan preview import, validasi, dan mode dry-run.
- Risiko adopsi rendah karena pengguna toko tidak terbiasa dengan software; mitigasi dengan UI super sederhana dan onboarding 5 menit.
- Risiko performa turun saat histori transaksi membesar; mitigasi dengan partisi laporan, indeks, dan arsip periodik.
- Risiko notifikasi berlebihan membuat pengguna mengabaikan alert; mitigasi dengan batching, snooze, dan status sudah dipesan.
Team & resourcing - Small team - 2 engineers, 1 product designer, part-time PM, and 1 QA support during release.
Phase 1: MVP Inventory Core · Weeks 1–4
- Auth, role dasar, dan profil toko.
- CRUD master barang, kategori, satuan, dan stok minimum.
- Transaksi stok masuk dan keluar dengan validasi stok tidak minus.
- Dashboard ringkas dan riwayat transaksi dasar.
Phase 2: Operational Control · Weeks 5–7
- Low stock alerts di dashboard dan notifikasi email.
- Import dan export Excel untuk master barang dan laporan stok.
- Audit log perubahan data penting.
- Improved search, filter, dan pagination.
Phase 3: Stock Opname and Reporting · Weeks 8–10
- Sesi stok opname dengan perhitungan selisih.
- Laporan PDF dan ringkasan tren stok.
- Role-based access control yang lebih detail.
- Penyempurnaan UX mobile-first dan empty states.
Phase 4: Automation and Scale · Weeks 11–14
- WhatsApp notification integration.
- Barcode scanning via kamera.
- Queue-based exports dan scheduled reports.
- Monitoring, error tracking, dan hardening performa.
Paste this into Cursor, Bolt, Lovable, or v0 to start building.
Build a Laravel 11-based web app called SembakoStock for inventory management in small to medium grocery stores in Indonesia. Core product goals: Manage product master data, stock in/out transactions, low-stock alerts, stock opname, and simple reporting. Make it fast, mobile-friendly, and easy for non-technical shop staff. Use this stack by default: Laravel 11, PHP 8.3, MySQL, Redis, Blade or Inertia with Vue, Tailwind CSS, Laravel Sanctum or session auth, Spatie Laravel Permission, Laravel Excel, Laravel Telescope for debugging, and queue/scheduler support. Build these screens and flows: 1. Auth and shop setup onboarding 2. Dashboard with KPIs: total items, low-stock items, today’s transactions, estimated stock value 3. Product management: create, edit, delete, search, filter by category, SKU, location, unit, min stock, buy price, sell price 4. Stock transactions: stock in, stock out, reason, notes, auto stock update, prevent negative stock unless admin override 5. Low stock page with alerts and restock suggestions 6. Stock opname page with physical count entry and discrepancy calculation 7. Reports page with export to Excel and PDF 8. Admin roles and audit log for all inventory changes Data model should include: shops, users, roles, permissions, products, categories, units, suppliers optional, stock_transactions, stock_transaction_items, stock_counts, stock_count_items, audit_logs, notifications Key rules: Multi-tenant by shop, each shop can only access its own data. Every inventory change must be audited. Use server-side validation, pagination, searchable tables, and responsive mobile-first UI. Add empty states, loading states, and clear error messages. Implementation details: Create migrations, seeders, factories, policies, form requests, controllers, services for stock calculation, queues for alerts, and tests for inventory rules. Include sample data for a demo shop with 20 products and realistic Indonesian grocery names. Deliver a polished MVP first, then leave obvious extension points for WhatsApp notifications, barcode scanning, and multi-location support.
Design by The Resonance | Powered by GPC – The AI Transformation Company