LogiSales

Kelola permintaan pickup, jadwal, dan report dalam satu alur.

LogiSales adalah platform end-to-end untuk tim sales dan logistik yang mengelola database client baru, permintaan pengambilan barang, penjadwalan pickup, monitoring status, hingga pembuatan report operasional. Produk ini membantu perusahaan yang sering menangani pengambilan barang dari client agar prosesnya lebih rapi, transparan, dan bisa diawasi real time tanpa spreadsheet manual.

Business Goals

  • Mengurangi waktu dari input permintaan pickup sampai jadwal terbuat sebesar 50 persen dalam 3 bulan setelah launch.
  • Meningkatkan jumlah pickup yang diproses tanpa kesalahan data minimal 30 persen dalam 6 bulan.
  • Menurunkan jumlah follow-up manual via chat atau telepon sebesar 40 persen dalam 90 hari.
  • Mencapai adopsi aktif mingguan minimal 70 persen dari tim sales dan operasional dalam 4 bulan.
  • Meningkatkan akurasi report operasional bulanan hingga 95 persen berdasarkan data yang tercatat di sistem.

User Goals

  • Sales dapat membuat database client baru dalam hitungan menit.
  • Sales dapat mengajukan permintaan pengambilan barang dengan informasi yang lengkap dan konsisten.
  • Tim operasional dapat membuat dan menyesuaikan jadwal pickup dengan cepat.
  • Supervisor dapat memonitor status pickup secara real time dan melihat bottleneck.
  • Manajemen dapat menghasilkan report pengambilan barang tanpa rekap manual.

Non-Goals

  • Tidak membangun modul inventory gudang penuh atau warehouse management system.
  • Tidak mengelola armada transportasi secara detail seperti routing optimasi driver kompleks.
  • Tidak menggantikan ERP atau CRM perusahaan yang sudah ada, hanya berintegrasi.
  • Tidak mencakup billing, invoicing, atau pembayaran pelanggan di fase awal.

Sales Executive Rina, 29 - Rina sering menerima permintaan pickup dari client baru dan harus input data secara cepat agar operasional bisa lanjut. Saat ini ia masih memakai spreadsheet, chat, dan follow-up manual yang rawan salah.

Sales Executive Rina, 29

  • As a sales executive, I want to create a new client database entry with mandatory fields, so that operational teams have accurate pickup information.
  • As a sales executive, I want to submit pickup requests from the client record, so that all requests are traceable to one account.
  • As a sales executive, I want to see request status updates, so that I can inform the client without chasing operations manually.

Operations Coordinator Budi, 38 - Budi mengatur jadwal pickup harian dan harus memastikan driver, waktu, dan lokasi tidak bentrok. Ia butuh tampilan antrian kerja yang jelas dan mudah diprioritaskan.

Operations Coordinator Budi, 38

  • As an operations coordinator, I want to view all incoming pickup requests in one queue, so that I can schedule them efficiently.
  • As an operations coordinator, I want to assign a pickup slot and status, so that everyone sees the approved schedule.
  • As an operations coordinator, I want to flag conflicts or incomplete data, so that bad requests are corrected before execution.

Operations Manager Sari, 44 - Sari memantau kinerja tim, volume pickup, dan SLA harian. Ia butuh laporan yang konsisten untuk review internal dan meeting dengan pimpinan.

Operations Manager Sari, 44

  • As an operations manager, I want to monitor pickup progress by status and date, so that I can spot delays early.
  • As an operations manager, I want to export report summaries by period and client, so that I can present operational performance quickly.
  • As an operations manager, I want to audit changes to requests and schedules, so that accountability is maintained.

Client Database Management · High priority

  • Sistem harus memungkinkan sales membuat dan memelihara database client sebagai sumber data utama untuk seluruh proses pickup.
  • Form client baru wajib mencakup nama perusahaan, kontak PIC, nomor telepon, alamat pickup, jam operasional, dan catatan akses lokasi.
  • Duplikasi client harus dicegah dengan validasi nama perusahaan dan nomor telepon yang mirip.
  • Setiap client memiliki riwayat request pickup, status terakhir, dan catatan internal.
  • Data client dapat dicari cepat berdasarkan nama, PIC, kota, atau status aktif.
  • Perubahan data client dicatat dalam audit trail dengan user dan timestamp.

Pickup Request Intake · High priority

  • Sales harus dapat membuat permintaan pengambilan barang dari data client yang sudah ada atau dari client baru, dengan validasi agar operasional menerima data yang siap diproses.
  • Request pickup harus menyimpan item yang diambil, estimasi volume atau jumlah koli, lokasi, tanggal preferensi, dan instruksi khusus.
  • Sistem menandai field wajib yang kosong sebelum request dapat disubmit.
  • Request dapat diberi prioritas normal atau urgent.
  • Setiap request mendapat nomor referensi unik untuk tracking.
  • Sales dapat menyimpan draft sebelum dikirim ke tim operasional.

Scheduling and Dispatch Board · High priority

  • Tim operasional membutuhkan papan jadwal untuk membuat, mengubah, dan mengelola slot pickup harian tanpa bentrok.
  • Jadwal menampilkan kalender harian dan mingguan dengan slot waktu per pickup.
  • Sistem memberi peringatan jika dua pickup di lokasi atau waktu yang sama berpotensi bentrok.
  • Jadwal dapat di-assign ke kurir, tim pickup, atau kendaraan jika datanya tersedia.
  • Reschedule harus menyimpan alasan perubahan dan notifikasi otomatis ke pihak terkait.
  • Status jadwal mencakup draft, confirmed, on the way, arrived, collected, completed, dan cancelled.

Monitoring and Notifications · Medium priority

  • Seluruh pihak harus bisa memonitor progres pickup secara transparan dan menerima notifikasi perubahan status.
  • Dashboard menampilkan jumlah request per status, overdue items, dan pickup yang jatuh tempo hari ini.
  • Notifikasi dikirim saat request diterima, jadwal dikonfirmasi, pickup tertunda, dan pickup selesai.
  • Notifikasi dapat dikirim lewat email dan WhatsApp integrasi jika diaktifkan.
  • Supervisor dapat filter monitor berdasarkan client, cabang, kota, atau PIC.
  • Setiap status update memiliki timestamp dan actor yang melakukan perubahan.

Reporting and Export · High priority

  • Sistem harus menghasilkan report operasional yang bisa dipakai untuk review harian, mingguan, dan bulanan.
  • Report dapat difilter berdasarkan tanggal, client, sales, status, dan kota.
  • Output tersedia dalam tampilan dashboard, CSV, dan PDF.
  • Report menampilkan jumlah request masuk, dischedule, completed, cancelled, dan overdue.
  • Ada ringkasan SLA sederhana seperti on-time rate dan average lead time.
  • Manajemen dapat menyimpan preset filter report untuk akses cepat.

Onboarding Cepat untuk Tim Sales dan Operasional

  • Admin membuat akun tim dan memilih peran sales, coordinator, atau manager.
  • Sistem meminta setup data dasar seperti cabang, jam kerja, format status, dan notifikasi.
  • Sales mengimpor client awal dari CSV atau menambahkan client pertama secara manual.
  • Sales membuat pickup request pertama dari halaman client dalam kurang dari 5 menit.
  • Operasional langsung melihat request baru di board jadwal dan mulai mengatur slot.
  • Target time-to-value: request pertama berhasil masuk ke dashboard operasional dalam 10 menit setelah login pertama.

1. Buat Client Baru

  • Sales memasukkan data client baru dari form yang terstruktur agar semua request berikutnya terhubung ke satu database.
  • Validasi field wajib sebelum simpan.
  • Tampilkan peringatan jika data mirip dengan client existing.
  • Simpan alamat dan catatan akses untuk menghindari miskomunikasi pickup.

2. Ajukan Pickup Request

  • Dari halaman client, sales membuat request pengambilan barang dan memilih kebutuhan pickup yang spesifik.
  • Request bisa dibuat dari client existing atau client baru.
  • Jika informasi kurang, sistem menandai field wajib dan mencegah submit.
  • Mendukung draft untuk request yang belum lengkap.

3. Atur Jadwal

  • Tim operasional mengambil request masuk dan menetapkan jadwal pickup berdasarkan kapasitas dan ketersediaan.
  • Board harian dan mingguan memudahkan prioritisasi.
  • Bentrok jadwal ditandai otomatis.
  • Reschedule wajib mencatat alasan dan mengirim notifikasi.

4. Pantau Status

  • Status pickup bergerak dari draft hingga completed, dengan visibilitas penuh untuk sales dan supervisor.
  • Setiap status update menampilkan waktu dan pengguna yang mengubah.
  • Overdue pickup muncul di panel prioritas.
  • Filter berdasarkan client, kota, dan tanggal membantu investigasi cepat.

5. Generate Report

  • Manager menghasilkan report operasional dari data yang sudah tercatat tanpa rekap manual.
  • Filter fleksibel untuk periode dan client.
  • Ekspor PDF dan CSV untuk meeting dan analisis.
  • Report menampilkan ringkasan SLA dan volume per status.

Fitur Lanjutan dan Edge Cases

  • Bulk import client dari CSV dengan deteksi duplikasi otomatis.
  • Komentar internal pada request untuk handoff antar tim.
  • Template notifikasi per status untuk email dan WhatsApp.
  • Role-based access control untuk membatasi akses edit dan export.
  • Audit log lengkap untuk perubahan client, request, dan jadwal.
  • Handling request cancelled, no-show, atau reattempt pickup.

Prinsip UI untuk Operasional Cepat

  • Tampilan dashboard prioritas tinggi dengan status berwarna dan jumlah overdue terlihat jelas.
  • Form input singkat dengan auto-complete untuk client, kota, dan PIC.
  • Navigasi 3 klik atau kurang dari client ke request ke schedule.
  • Desain responsif desktop-first untuk tim operasional, tetap usable di tablet.
  • Aksesibilitas dengan kontras tinggi, keyboard navigation, dan label status yang jelas.
  • Loading state dan optimistic updates untuk mempercepat interaksi saat data besar.

Rina, seorang sales executive, menerima permintaan pickup dari client baru yang sebelumnya hanya tercatat di chat grup. Dengan LogiSales, ia membuat database client dalam satu form, lalu langsung mengajukan pickup request dengan alamat, instruksi akses, dan prioritas yang lengkap.

Di sisi operasional, Budi melihat request itu masuk ke board jadwal harian, mengecek potensi bentrok, lalu menetapkan slot pickup. Saat status berubah menjadi on the way dan completed, Rina dan Sari ikut memantau tanpa perlu follow-up manual, dan report bulanan pun bisa dibuat dari data yang sama. Hasilnya, proses lebih cepat, kesalahan berkurang, dan tim punya visibilitas yang sama dari awal sampai selesai.

User-Centric Metrics

  • 80 persen pickup request dibuat dengan data lengkap pada pengisian pertama dalam 3 bulan.
  • Waktu rata-rata pembuatan client baru turun menjadi kurang dari 3 menit.
  • Waktu dari request masuk ke jadwal confirmed turun di bawah 30 menit untuk 75 persen kasus.
  • Overdue pickup berkurang minimal 35 persen dalam 6 bulan.
  • Skor kepuasan pengguna internal minimal 4.3 dari 5 setelah 90 hari.

Business Metrics

  • Adopsi aktif mingguan mencapai 70 persen dari target user dalam 4 bulan.
  • Tingkat retensi tim operasional bulan ke bulan di atas 85 persen.
  • Penggunaan spreadsheet manual untuk tracking pickup turun 60 persen dalam 6 bulan.
  • Konversi request menjadi completed pickup naik 20 persen karena proses lebih rapi.

Technical Metrics

  • Uptime layanan 99.9 persen per bulan.
  • P95 latency untuk load dashboard di bawah 2 detik.
  • Semua perubahan data penting tersimpan dengan audit trail 100 persen.
  • Tidak ada insiden kebocoran data yang diklasifikasikan sebagai high severity.

Tracking Plan

  • Track client_created saat sales menyimpan client baru.
  • Track pickup_request_created saat request baru berhasil disubmit.
  • Track pickup_request_draft_saved saat draft disimpan.
  • Track schedule_confirmed saat operasional menetapkan jadwal.
  • Track pickup_status_changed untuk setiap perubahan status.
  • Track report_exported saat CSV atau PDF diunduh.
  • Track notification_sent untuk email atau WhatsApp yang berhasil dikirim.

Technical Needs

  • Frontend web app dengan Next.js dan React untuk dashboard operasional.
  • Backend API dengan Node.js atau NestJS untuk workflow dan role-based access.
  • Database PostgreSQL untuk relasi client, request, schedule, dan audit log.
  • Redis untuk queue notifikasi dan background jobs.
  • Object storage seperti Amazon S3 untuk file export PDF dan CSV.
  • Real-time updates via WebSocket atau server-sent events untuk monitoring status.
  • Auth layer dengan JWT dan optional SSO via Google Workspace atau Microsoft Entra ID.

Integration Points

  • Google Workspace atau Microsoft Entra ID untuk login perusahaan.
  • WhatsApp Business API atau Twilio untuk notifikasi pickup.
  • Email service seperti SendGrid untuk notifikasi dan report otomatis.
  • CSV import/export untuk migrasi awal data client.
  • Optional webhooks ke CRM atau ERP existing seperti Salesforce atau SAP via REST API.

Data Storage & Privacy

  • Simpan data client dan kontak sesuai prinsip minimization hanya field yang dibutuhkan proses.
  • Terapkan role-based access agar sales tidak melihat data operasional sensitif yang tidak relevan.
  • Enkripsi data at rest dan in transit menggunakan TLS 1.2+ dan encryption at rest pada database.
  • Sediakan mekanisme retention dan deletion request untuk mendukung GDPR dan CCPA jika berlaku.
  • Audit log harus immutable atau append-only untuk perubahan penting dan akses laporan.

Scalability & Performance

  • Gunakan pagination dan server-side filtering untuk daftar request besar.
  • Pisahkan background processing untuk notifikasi, export, dan import agar UI tetap responsif.
  • Optimalkan dashboard dengan caching terarah untuk agregasi status harian.
  • Siapkan struktur multi-branch atau multi-tenant jika perusahaan memakai banyak cabang.

Potential Challenges

  • Data client duplikat dapat menyebabkan miskomunikasi; mitigasi dengan fuzzy match dan approval saat save.
  • Perubahan jadwal mendadak bisa memicu konflik; mitigasi dengan validasi konflik dan status reschedule yang jelas.
  • Adopsi user bisa rendah jika terlalu banyak field; mitigasi dengan form bertahap dan default value dari client history.
  • Notifikasi bisa terlalu banyak dan diabaikan; mitigasi dengan preference center dan batching untuk update non-kritis.
  • Report bisa tidak dipercaya jika data input kacau; mitigasi dengan field wajib, audit trail, dan validation rules yang ketat.

Team & resourcing - Small team - 2 engineers, 1 designer, part-time PM, 1 QA shared.

Phase 1: MVP Workflow · Weeks 1–4

  • Login dan role dasar sales, ops, manager
  • Client database CRUD
  • Pickup request creation dan status dasar
  • Dashboard request list sederhana
  • Audit log minimal untuk create dan update

Phase 2: Scheduling and Monitoring · Weeks 5–8

  • Board jadwal harian dan mingguan
  • Conflict detection sederhana
  • Real-time status updates
  • Notifikasi email dasar
  • Filter by client, date, dan status

Phase 3: Reporting and Exports · Weeks 9–11

  • Report dashboard with KPI summary
  • CSV dan PDF export
  • Preset filter report
  • Overdue and SLA metrics
  • Scheduled report via email

Phase 4: Integrations and Hardening · Weeks 12–14

  • WhatsApp Business API integration
  • CSV import client massal
  • Improved permission matrix
  • Performance optimization and caching
  • Security review, monitoring, and backup strategy

Paste this into Cursor, Bolt, Lovable, or v0 to start building.

Build a web app called LogiSales for end-to-end logistics and sales workflow management.

Product summary:
A platform for sales teams and operations teams to manage client database creation, pickup requests, scheduling, live monitoring, and operational reports. The app must replace manual spreadsheet and chat-based coordination with a structured workflow.

Core features:
1. Auth and role-based access for Sales, Operations Coordinator, Operations Manager, Admin.
2. Client database CRUD with duplicate detection, search, tags, city, PIC, phone, address, business hours, internal notes, audit history.
3. Pickup request creation from a client record or new client, with mandatory fields, priority, preferred date/time, item details, special instructions, draft save, unique reference number.
4. Scheduling board with day/week calendar views, status flow: draft, confirmed, on the way, arrived, collected, completed, cancelled, reschedule support with reason and notifications.
5. Monitoring dashboard with counts by status, overdue items, filters by client/city/sales/date, live updates.
6. Reporting page with KPI cards, CSV/PDF export, saved report presets, SLA metrics, and simple trend charts.
7. Notifications via email and optional WhatsApp integration.
8. Full audit log for changes to clients, requests, schedules, and exports.

Primary screens and flows:
- Login / role-based landing page
- Client list and client detail page with history and create request button
- New client form and bulk import CSV flow
- Pickup request form with validation and draft autosave
- Operations queue and schedule board with drag/drop or modal scheduling
- Live monitoring dashboard
- Reporting and export page
- Admin settings for users, roles, notifications, and status templates

Data model:
- User: id, name, email, role, branch, active
- Client: id, companyName, picName, phone, email, address, city, operatingHours, notes, tags, createdBy, updatedAt
- PickupRequest: id, clientId, referenceNo, priority, itemDescription, quantity, preferredDate, preferredTimeWindow, specialInstructions, status, source, createdBy, assignedTo, createdAt, updatedAt
- Schedule: id, pickupRequestId, scheduledDate, scheduledTimeWindow, assignee, vehicleOrTeam, status, rescheduleReason
- StatusEvent: id, pickupRequestId, fromStatus, toStatus, actorId, timestamp, note
- Notification: id, userId, type, channel, status, sentAt
- AuditLog: id, actorId, entityType, entityId, action, beforeJson, afterJson, timestamp
- ReportPreset: id, name, filtersJson, createdBy

Default tech stack:
- Next.js App Router, React, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn/ui
- Node.js backend with NestJS or Next.js API routes for MVP
- PostgreSQL with Prisma ORM
- Redis for queues and caching
- Auth.js or Clerk for authentication
- Recharts or Tremor for charts
- S3 compatible storage for exports
- SendGrid for email, Twilio or WhatsApp Business API for messaging
- Deploy on Vercel for frontend and Railway, Render, or AWS for backend and database

Implementation requirements:
- Make the UI desktop-first but responsive.
- Add server-side validation for all required fields and conflict checks for schedules.
- Build a clean table-heavy operations interface with fast search, filters, pagination, and optimistic updates where safe.
- Include seed data for demo clients, requests, and schedules.
- Include empty states, loading states, error states, and confirmation modals.
- Ensure all important changes are captured in audit logs.
- Provide a polished MVP that can be expanded into enterprise multi-branch support later.

Business Idea

saya mau membuat end to end proses untuk logistik dan sales dari sales membuat database baru, melakukan permintaan pengambilan barang ke client, pembuatan jadwal,monitoring jadwal dan menjadi report pengambilan barang

Make My PRD

Design by The Resonance | Powered by GPC – The AI Transformation Company